De klantendatabase: een onmisbaar klantenbestand

Voor veel organisaties is hun klanten database het waardevolste bezit. Een klantenbestand is het document waarin de belangrijkste gegevens van de klantenkring te vinden zijn. Dit is dus een onmisbaar document want de klanten zorgen immers voor de inkomsten en de continuïteit van een organisatie. Daarom is het van groot belang dat er voor de meest geschikte digitale opslag van de klanten database gekozen wordt.  

Waarom het van groot belang is om een klantenbestand aan te leggen

De functie van een klantendatabase is primair om de gegevens van de klanten op de meest overzichtelijke manier op te slaan. Dit kan uiteraard op basis van de gebruikelijke gegevens zoals de naam, het adres, de leeftijd, etc. Op deze manier zijn de gegevens eenvoudig en snel op te halen. Op deze manier draagt een klantenbestand bij aan de efficiëntie in werkprocessen zeker als de gegevens up-to-date worden gehouden.

Naast de efficiëntie in werkprocessen zijn er nog een groot aantal andere doelstellingen waarbij de gegevens uit een klantenbestand een uitstekende basis kunnen vormen. In dit geval doelen we op alle processen en strategieën die voort kunnen komen uit een grondige customer analyse. Client data management kan ingezet worden als een zeer effectieve marketingtool. 

Powered By:

Powered by SaasCity

Haal het meeste uit je software, Via SaasCity worden zakelijke gebruikers en SaaS-aanbieders geïnformeerd, geadviseerd en verbonden met elkaar.

Ga naar SaasCity

Client data Management

De documentatie van de klantgegevens in vorm van een klantenbestand heeft een meerledige doelstelling. Allereerst vormt dit de basis van de administratieve taken die moeten worden uitgevoerd met betrekking tot de facturatie en de eventuele levering van goederen of het aanbieden van diensten. Daarnaast vormt een klantenbestand een belangrijke basis voor client data management en kan dit een zeer belangrijke informatiebron zijn voor de keuzes die gemaakt worden op marketingafdeling. Tevens kan deze administratie een belangrijke basis vormen bij de optimalisatie van andere bedrijfsprocessen. 

Wettelijke regels bij het opslaan van customer data

Het is goed om direct te benadrukken dat er strenge wettelijke (privacy) regels gelden voor het opslaan van customer data. Het is niet toegestaan om ongevraagd de gegevens van klanten op te slaan en te beheren. De persoon in kwestie moet hiervoor toestemming geven en desgewenst inzicht kunnen hebben in de gegevens die over hem of haar zijn opgeslagen. Daarnaast is het van het grootste belang dat de customer data in een veilige (digitale) omgeving opgeslagen worden waar onbevoegden zichzelf geen toegang toe kunnen verlenen. 

Een ander belangrijk punt bij het aanleggen van klantenbestanden is uiteraard dat deze actueel wordt gehouden. Persoonsgegevens zijn uiteraard aan verandering onderhevig (bijvoorbeeld door verhuizingen). Alleen een actueel klantenbestand zal van onmisbare waarde voor een organisatie zijn. Het is dan ook zeer belangrijk om een vorm van structuur aan te brengen in het onderhouden van een klantenbestand, zeker als deze een groot aantal gegevens bevat.

Klantenanalyse aan de hand van klantenbestanden

Hoe meer gegevens er in de klantenbestanden worden bijgehouden, hoe meer mogelijkheden deze administratie biedt om een gerichte klantenanalyse bij te houden. Er kan immers zeer veel waardevolle informatie onttrokken worden uit verkoophistorie van één persoon of een groep mensen met overeenkomstige segmentatiecriteria. Het is voor een bedrijf zeer interessant om inzichtelijk te hebben welke behoeftes een specifieke doelgroep heeft, of hier een verandering in zichtbaar is en naar welke informatie deze groep mensen op zoek is. Al deze informatie kan voor een zeer belangrijk deel bijdragen aan de optimalisatie van werkprocessen:

  • Op directieniveau kunnen er overwogen beslissingen worden genomen die gebaseerd zijn op cijfermatige inzichten.
  • Op managementniveau kan er een gerichte aansturing worden gegeven
  • Op uitvoerend- en de overhead niveau kunnen werkprocessen op een zo efficiënt mogelijke manier worden ingericht. 
  • Marketingactiviteiten kunnen gerichter worden ingezet 

Individuele customer analyse

Naast de algemene gegevens van een specifieke doelgroep geeft een klantenbestand ook de benodigde inzichten op individueel niveau.

Bij deze individuele customer analyse kan gedacht worden aan het monitoren van de verkoophistorie van een specifiek persoon, er kan inzicht verkregen worden wanneer een klant tot een herhalingsaankoop overgaat, er kan gezien worden of een klant interesse heeft en open staan voor een ander aanbod van het bedrijf en wanneer het laatste contactmoment is geweest tussen het bedrijf en de betreffende klant. Hier kan zelfs een compleet logboek van bijgehouden worden.

Juist het inzicht van deze specifieke informatie biedt bedrijven de mogelijkheden om een klant persoonlijk en vooral gericht te benaderen. Deze benadering is van grote waarde omdat de meeste consumenten het erg prettig ervaren als een organisatie bereid en in staat is om een persoonlijke band te onderhouden. Dit is voor veel mensen een zeer belangrijk keuzecriterium. De moderne consument vindt het belangrijk om gehoord te worden en te weten dat een bedrijf in zijn of haar specifieke wensen kan voorzien. Daarnaast wordt het zeer gewaardeerd als een bedrijf attent is en direct weet wat de status is van de recente contacten tussen beide partijen.  

Succesvolle bedrijven weten op een perfecte manier in deze behoefte te voorzien en deze marketing- en organisatie tool maximaal te benutten. Hoewel de klantbenadering een zeer persoonlijk karakter heeft, kan dit voor een groot deel worden gedigitaliseerd. Hierbij is het van belang om te investeren in Customer Relation Management Bedrijfssoftware dat volledig is afgestemd op de wensen en behoeften van de organisatie.

Powered by SaasCity

Haal het meeste uit je software, Via SaasCity worden zakelijke gebruikers en SaaS-aanbieders geïnformeerd, geadviseerd en verbonden met elkaar.

Ga naar SaasCity

Op welke manier customer data opslaan?

Veel beginnende bedrijven kiezen ervoor om een klantenbestand in een Excel bestand op te slaan. Voor startups is dit een begrijpbare keuze. Het vormgeven van een Excel bestand is eenvoudig en vraagt geen investering. Het nadeel van deze optie is dat dit geen cloudoplossing is en je de beschikking moet hebben over de laptop waarop de gegevens zijn opgeslagen. Daarnaast is het goed om te realiseren dat als dit device stuk gaat, dat de waardevolle klantgegevens ook verdwenen zijn. Daarnaast wordt Excel ook niet gezien als veilige omgeving dat geschikt is om persoonsgegevens op te slaan. 

Uit het bovenstaande is duidelijk op te maken dat het een beter keuze is om een klantenbestand in de cloud op te slaan. Je hebt in dat geval altijd en op iedere gewenste locatie (mits er een internetaansluiting is) de beschikking over de meest actuele gegevens. Daarnaast is dit ook de meest praktische oplossing als er meerdere personen of afdelingen van de gegevens gebruik maken. 

De 3 belangrijkste voordelen van een online klantenbestand

De klantervaring te verbeteren

Alle mogelijkheden om de klantervaring te verbeteren omdat de benodigde gegevens hiervoor altijd beschikbaar zijn. Een online klantenbestand biedt een informatievoorziening waarmee ook klanten op individueel niveau op een optimale manier bediend kunnen worden.

Opslag van data in een veilige omgeving

Opslag van data in een veilige omgeving. Doordat er gebruik wordt gemaakt van de cloud blijven gegevens altijd inzichtelijk en toegankelijk voor de personen die hiervoor bevoegd zijn.

Efficiëntie in werkprocessen

Efficiëntie in werkprocessen. Door het digitaliseren van een klantenbestand kunnen werkprocessen op de meest digitale wijze worden ingericht. Het aantal handmatige processen kunnen tot het minimum worden teruggebracht.

Marketingprocessen afstemmen op customer analytics   

Het inrichten en bijhouden van een klantenbestand (in vorm van een CRM systeem) levert een grote bijdrage aan het onderhouden van een klantrelatie en hierdoor om de klantwaarde te verhogen. Dit traject levert aanzienlijk meer rendement op dan het investeren in acquisitie met als doel om zoveel mogelijk nieuwe klanten binnen te halen. Het is goed om hierbij te realiseren dat er door het focussen op de klantrelatie indirect wel gewerkt wordt aan deze laatstgenoemde doelstelling. Dit gebeurt op meerdere manieren. Allereerst is er een aanzienlijke kans dat een klant die loyaal is aan het bedrijf ook ambassadeur wordt van deze organisatie. Ambassadeurs zijn mensen die hun enthousiasme over een aanbod met anderen delen en deze andere mensen kunnen overtuigen om dit product of deze dienst ook te gebruiken.

bedrijfssoftware

Naast de bovenstaande mogelijkheid is het goed te weten dat er bedrijfssoftware systemen zijn die ingezet kunnen worden om een klantenbestand te onderhouden maar waarmee ook een social media koppeling gemaakt kan worden. Hierbij kan het gedrag van een consument op social media en op de website inzichtelijk gemaakt worden en desgewenst op reageren. Een (potentiële) klant kan bijvoorbeeld geattendeerd worden op een “vergeten boodschap” in een online winkelmandje. Onder andere op deze manier kan er van een websitebezoeker een nieuwe klant gemaakt worden. Daarnaast kan er met behulp van CRM systemen direct en op een zeer relevante manier worden geadverteerd op social media.

Het meest geschikte CRM systeem kiezen

CRM systemen zijn gericht op twee fundamentele taken: centraliseren van klantgegevens en automatiseren van klantgerichte processen. Factoren als de functionaliteiten van de systemen, de huidige-en toekomstige bedrijfsbehoeften en de opslagcapaciteit van de systemen vormen een belangrijke overweging bij de keuze voor een geschikt CRM systeem. Tevens is er de mogelijkheid om CRM systemen aan te schaffen in vorm van Open Source CRM of het gebruik van CRM bedrijfssoftware in vorm van Software as a Service (Saas) CRM.

Beginnen met een CRM systeem

1. Maak een account aan

Veel CRM systemen kun je tijdens een proefperiode uit proberen. Zo zie je direct of het over alle functies beschikt die jij zoekt, en of je fijn met het systeem kunt werken. Een account maken gaat meestal heel eenvoudig. Zo open je bij Monday een account met één druk op de knop.

2. Kies één van de templates of design je eigen bord

Om te beginnen met je CRM inrichten, kies je één van de bestaande templates of maak je je eigen bord. Hierin kun je vervolgens de namen, aankopen en andere gegevens van je klanten in opslaan.

3. Richt het bord in

Nu het bord is aangemaakt, kun je beginnen met invullen van de gegevens of toevoegen van kolommen. Zo creëer je overzicht in jouw klantenbestand!

Het belang van een geschikt CRM systeem 

Er is een zeer ruim aanbod in CRM systemen. Het belang van het kiezen voor geschikte Customer Relation Management Bedrijfssoftware is enorm groot. De belangrijkste doelstelling van het implementeren van een CRM systeem is immers om processen te optimaliseren. Als er geen perfecte match wordt gevonden tussen de wensen en eisen van de organisatie en de functionaliteiten van een CRM systeem, zal deze primaire doelstelling niet gerealiseerd kunnen worden. 

Elders op deze website hebben we het aanbod van verschillende CRM aanbieders op een overzichtelijke manier op een rijtje gezet. Op basis van deze informatie is het mogelijk om een overwogen keuze voor een geschikt bedrijfssoftware systeem te maken, zonder hierbij te rade hoeven gaan bij de individuele aanbieders. 

Powered by SaasCity

Haal het meeste uit je software, Via SaasCity worden zakelijke gebruikers en SaaS-aanbieders geïnformeerd, geadviseerd en verbonden met elkaar.

Ga naar SaasCity

Onze top partners

AFAS Software is een Nederlands familiebedrijf. We ontwikkelen innovatieve softwareproducten voor de zakelijke markt en nemen daarbij graag onze maatschappelijke verantwoordelijkheid.


Cijfer:
4.0
Pros:
  • Al je bedrijfsprocessen in één systeem
  • Hou overzicht over verschillende projecten
  • Optimaliseer workflows
  • Automatiseer je boekhouding
  • Verbeter klantrelaties
Bekijk Nu Bekijk Review

Gripp is hét alles-in-één pakket wat het overzicht weer terugbrengt in jouw organisatie. Of het nu gaat om die perfecte offertes met een druk op de knop, het overzicht van wie wat aan het doen is, of het strakke debiteurenbeheer: het kan allemaal met Gripp.

Cijfer:
4.0
Pros:
  • Meer dan 1500 tevreden klanten
  • Jarenlange ervaring
  • Korting vanaf 4 gebruikers
  • Datagedreven ondernemen
Bekijk Nu
Aanbevolen
5.0

In de Pipedrive software wordt voornamelijk gefocust op het gebruik van pipelines, waardoor er precies op de juiste momenten contact kan worden gezocht. Hiermee halen Pipedrive gebruikers op jaarbasis tot maar liefst 28% van hun deals binnen.


Pros:
  • Alles-in-één verkoopplatform
  • Ontworpen door verkopers, voor verkopers
  • Beheer je klantfunnel van lead tot deal
  • Handige inzichten en rapporten
  • Automatiseer je sales
Bekijk Nu
We earn a commission if you make a purchase, at no additional cost to you.

Wij helpen je graag op weg

Conclusie: het aanbod in bedrijfssoftware is groot. Dit lijkt heel praktisch, maar in de praktijk blijkt dit voordeel ook meteen een nadeel. Veel bedrijven ervaren het grote aanbod juist als struikelblok voor het maken van een overwogen keuze voor bedrijfssoftware. Wij helpen je daarom om deze keuze wat eenvoudiger te maken. Zo kun je oriënteren, pakketten vergelijken en reviews lezen, waarmee je de beste keuze kunt maken.

Wij zijn als website aan geen enkele aanbieder verbonden. We streven er dan ook naar om je van de meest objectieve informatie te voorzien zonder je te willen beïnvloeden bij je keuze, maar wel om je te helpen bij het maken van deze beslissing. Ben je op zoek naar specifieke informatie, heb je aanvullingen op deze informatie of heb je andere suggesties? 

Het laatste nieuws over software op apparata

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *