Kenmerkend voor projecten is dat ze vaak begrensd zijn door drie factoren: de tijd, mankracht en middelen die je nodig hebt om het doel te behalen. Je werkt dus binnen een bepaald tijdsframe, met een team collega’s aan verschillende taken middels diverse middelen. Aan de hand van deze factoren gaat een project altijd door een aantal fases heen. Vaak hebben deze fases hun eigen valkuilen, afhankelijkheden, deadlines en stakeholders. Je bent dus bij een project altijd afhankelijk van verschillende (externe) factoren. Dit kan soms leiden tot de nodige miscommunicaties, overvolle planningen en chaotische toestanden. Juist daarom is een goede planning, organisatie en controle over het project essentieel.
Powered by:
Elke projectmanager kan beamen dat online project management tools noodzakelijk zijn voor het goed managen van een project. Maar welke project management tools zijn het meest geschikt? Wij bieden een overview van verschillende project management tools online die het project management makkelijker kunnen maken.
Onze favorieten op een rij
In samenwerking met SaasCity hebben we onze 3 favoriete project management tools op rij gezet
Monday is gemaakt om projectmanagement makkelijker te maken. Bespaar tijd met verschillende automatiseringen, integreer verschillende zakelijke tools en prioriteer gemakkelijk de belangrijkste taken.
- Optimaliseer je workflows
- Blijf up-to-date met verschillende projecten
- Alle processen op één plek
- Regel gemakkelijk je urenregistratie en planning
AFAS Software is een Nederlands familiebedrijf. We ontwikkelen innovatieve softwareproducten voor de zakelijke markt en nemen daarbij graag onze maatschappelijke verantwoordelijkheid.
- Al je bedrijfsprocessen in één systeem
- Hou overzicht over verschillende projecten
- Optimaliseer workflows
- Automatiseer je boekhouding
- Verbeter klantrelaties
Gripp is hét alles-in-één pakket wat het overzicht weer terugbrengt in jouw organisatie. Of het nu gaat om die perfecte offertes met een druk op de knop, het overzicht van wie wat aan het doen is, of het strakke debiteurenbeheer: het kan allemaal met Gripp.
- Meer dan 1500 tevreden klanten
- Jarenlange ervaring
- Korting vanaf 4 gebruikers
- Datagedreven ondernemen
Powered by SaasCity
Hoe kies je de geschikte project management tools?
Laten we allereerst even kijken naar het begrip project management. Zoals we net al even kort benoemde bestaat project management vooral uit het plannen, organiseren en controleren van een bepaald project. Als je aan veel verschillende projecten hebt gewerkt, dan weet je inmiddels al dat projecten van nature chaotisch zijn. Het doel van project management is om deze chaos te structureren. Dit doe je bijvoorbeeld door het planmatig beheren en het begeleiden van een project.
Vaak wordt er hiervoor een projectmanager aangewezen. Het wordt zijn of haar verantwoordelijkheid om het project zoveel mogelijk in goede banen te leiden. De taken die daarbij horen zijn het beheren van de algemene planning, de strategie en de uitvoering. Vaak wordt dit inzichtelijk gemaakt een bijgehouden met online project management tools.
Lees hier ons artikel over wat projectmanagement is.
Daarom kiest men vaak voor online project management tools. Eigenlijk wordt dit ook wel een trend onder project managers genoemd. Vaak gaat wordt er een app, een softwareapplicatie of een website gebruikt als online project management tool. Met deze manier van werken wordt het project digitaal beheert en is het voor iedere participant direct inzichtelijk en toegankelijk.
Project management online is niet alleen fijn voor de digital nomads en thuiswerkers, maar brengt ook veel voordelen voor de hele organisatie en medewerkers. Door één blik op de online project management tool te werpen direct weet iedereen direct waar hij of zij aan toe is.
Voor project management tools online sta je vaak voor de keuze of je via een software of via een online app je project wil beheren. De geselecteerde tools brengen hier verschillende mogelijkheden in. In ons overview bespreken we tools die zowel te downloaden zijn als applicatie of die te gebruiken zijn als software. Bovendien zijn sommige tools te implementeren op diverse fronten binnen jouw organisatie. Het is dus maar net wat het beste past binnen jouw organisatie, team of project.
De algemene planning en de uitvoering ligt dus in de handen van een project manager. Maar ook voor het team moet deze kennis beschikbaar gesteld worden. Dit zorgt ervoor dat iedereen voortdurend up to date is met de voortgang van het project en zijn of haar taken. De projectmanager managet de middelen en mankracht en hoe deze verdeeld worden over de verschillende fases van het project.
Zo kunnen de doelen binnen de bepaalde tijdsframe worden behaald. Het team heeft daarvoor een inzichtelijke en overzichtelijke planning nodig. Vaak is de beste oplossing om het project management online in te richten.
Het werken met online project management tools kent vele voordelen. Om er een paar op te noemen, kun je denken aan bijvoorbeeld hogere productiviteit, hogere betrouwbaarheid en vaak betere samenwerking tussen teams. Dit komt onder andere doordat project management tools online meer toegankelijkheid en transparantie bieden. Iedereen heeft namelijk toegang tot dezelfde bestanden en kennis.
Dit stimuleer je ook door gebruik te maken van een Cloud applicatie of Drive. Beiden zijn belangrijke eigenschappen van online project management tool. Via Cloud computing en door gebruik maken van cloud tools, werk je in plaats van op je eigen computer via het internet of via een netwerk op servers. Zo wordt de infrastructuur waar je op werkt altijd en overal toegankelijk voor iedereen.
Door deze te integreren met je online project management platform, of de online app daarvan, kun je altijd, waar je je ook bevindt of met welk toestel je ook werkt, toegang krijgen tot je bestanden. En dit geldt ook voor je team! Zo bespaar je tijd en kosten omdat je niet meer eindeloos hoeft te bellen en te mailen. Ook zul je zien dat de productiviteit aanzienlijk gaat stijgen; iedereen weet altijd en overal wat hen te doen staat.
Omdat online project management tools verschillende functionaliteiten en integraties kunnen hebben, zul je merken dat er veel verschil kan zitten in de prijzen en proefperiodes die de tools aanbieden. Zo worden er gratis project management tools aangeboden, maar ook tools met een wat groter prijskaartje. Ook kan dit afhangen van grootte je team of organisatie en van welke functionaliteiten je gebruik wil gaan maken om je project digitaal te beheren.
Conclusie
Het is belangrijk om een lijst te maken van alle behoeften en verwachtingen die je hebt voor je project management, en deze te bespreken met verschillende afdelingen binnen je bedrijf. Dit geeft je een beter beeld van de specifieke vereisten die je bedrijf heeft en helpt je bij het kiezen van een systeem dat het beste aansluit op de workflow van je bedrijf.
Het is ook belangrijk om te overwegen welke apparaten en platforms je wilt ondersteunen, en of je op zoek bent naar een online tool of software. Dit helpt je om de meest geschikte optie te kiezen die aansluit bij de specifieke vereisten van je bedrijf.
Als je een klein bedrijf hebt, is het verstandig om te kijken naar ons artikel over top 10 project management tools voor kleine bedrijven. Als je een groter bedrijf hebt, kan onze gids voor het kiezen van project management tools voor grotere bedrijven je helpen om een geschikt systeem te kiezen.
Houd er rekening mee dat het kiezen van geschikte project management tools niet alleen gaat over het selecteren van een systeem dat past binnen je workflow, maar ook over het selecteren van een systeem dat gemakkelijk te gebruiken is voor je medewerkers, en waar er voldoende ondersteuning is van de leverancier voor eventuele problemen of vragen die kunnen ontstaan. Daarnaast is het ook belangrijk om te overwegen of de software kan integreren met andere software die je al gebruikt, zoals boekhoudsoftware (bv. e-boekhouden) of urenregistratie. Dit kan de efficiëntie en de nauwkeurigheid van je project management aanzienlijk verbeteren.
Monday.com
Monday is gemaakt om projectmanagement makkelijker te maken. Bespaar tijd met verschillende automatiseringen, integreer verschillende zakelijke tools en prioriteer gemakkelijk de belangrijkste taken.
- Optimaliseer je workflows
- Blijf up-to-date met verschillende projecten
- Alle processen op één plek
- Regel gemakkelijk je urenregistratie en planning
.
