Wat is projectmanagement? | Alles over projectmanagers en projectmanagement

De term projectmanagement heb je vast wel eens voorbij zien komen op LinkedIn, in vacatures en op de werkvloer. Waarschijnlijk weet je wel al een beetje in welke richting je moet denken. Projectmanagement wordt ook wel projectbeheer genoemd en is kort gezegd het efficiënt beheren van projecten.

Stappenplan projectmanagement
De onderdelen van projectmanagement
Het besturen van een project



Bekijk direct het stappenplan »

projectmanagement

Maar wat is projectmanagement nu precies, wat doet een projectmanager, wat is het salaris van een projectmanager en welke opleiding heeft een projectmanager nodig? Projectmanagement is een term die gaat over het beheren van projecten. In dit artikel lees je alles wat je moet weten over projectmanagement, projectmanagers en alles wat daarbij komt kijken.

Inhoud


Wat is projectmanagement?

De definitie van projectmanagement is het beheersen van projecten en het uitvoeren van alle activiteiten om een project te doen slagen. Denk hierbij aan organisatie, planning, uitvoering, evaluatie etc. Projectmanagement is dus de manier waarop projecten georganiseerd, voorbereid, gepland, uitgevoerd en afgerond worden. Dit is het werk van projectleiders of projectmanagers; zij sturen bijbehorende teams aan en zorgen ervoor dat alles goed loopt. Bij projectmanagement worden verschillende stappen en fases doorlopen. Ook bestaan er verschillende projectmanagementmethoden en -modellen en zijn er in de ICT speciale projectmanagementmethoden die gericht zijn op softwareontwikkeling. 


De basis voor projectmanagement

Onderstaande vijf termen komen vaak voor bij projectmanagement en worden veel gebruikt door o.a. projectmanagers:

  1. Stakeholders: elke partij, individu of organisatie, die een legitiem belang heeft bij het project. Stakeholders hebben vaak invloed op het verloop van het project. Denk aan klanten, partners, sponsors, teamleden etc.
  2. Resources: de middelen die nodig zijn om de taken binnen het project uit te voeren. Dit kan zowel tastbaar (mensen, materialen) als ontastbaar (budget, tijd) zijn.
  3. Scope: de afbakening van het project. Scope is de term waarmee de aard, omvang en beperkingen van een project worden aangeduid. 
  4. Forecast: een voorspelling over het project, bijvoorbeeld hoe lang het gaat duren of welke richting het op gaat.
  5. Deliverables: de producten, diensten en resultaten die het project produceert en oplevert. Dit kan intern of extern, materieel of immaterieel en groot of klein. Deliverables zijn ook wel de hoeksteen van het project. 

Wil je direct beginnen met een online tool voor projectmanagement? Begin dan nu met Monday!


Stappenplan voor projectmanagement

Hoe pak je dat projectmanagement nou aan, waar begin je en waar moet je allemaal rekening mee houden? Wanneer je aan een project begint is het belangrijk om goed voorbereid te zijn zodat je een goed overzicht hebt van wat er allemaal moet gebeuren, wie wat gaat en wanneer alles af moet zijn. Bij projectmanagement worden meestal de volgende globale stappen ondernomen: de start van het project, de planning van het project, de uitvoering van de werkzaamheden per fase, opvolging van de projectvoortgang en tot slot de beëindiging, verslaglegging of aflevering van een ander eindproduct.

Hieronder vind je een stappenplan waarmee het project in goede banen wordt geleid. Het stappenplan is ingedeeld aan de hand van verschillende fases. Door het volgen van deze zes fases wordt het werk opgedeeld in kleinere delen en is het geheel makkelijker te overzien. Onderstaand traditionele stappenplan vormt de basis voor veel projectmanagementmethodes. 

Stap 1: Initiatiefase

De initiatiefase wordt ook wel de oriëntatiefase genoemd. In deze beginfase worden de mogelijkheden en ideeën voor het project onderzocht en uitgewerkt. Het doel van deze fase is de haalbaarheid van het project onderzoeken en de Return On Investment (ROI) schatten. Daarnaast wordt er gekeken naar de stakeholders; wie het gaat uitvoeren, welke partijen moeten worden betrokken en wordt er onderzocht of er voldoende draagvlak is. Daarbij wordt er nagegaan of alle betrokkenen hetzelfde in het proces staan en hetzelfde eindresultaat nastreven. Ook worden parameters zoals beschikbare tijd, kosten en resources nagegaan.

Vragen die in deze fase beantwoord moeten worden zijn:

  • Waarom wordt dit project gestart?
  • Wat is het uiteindelijke doel?
  • Wat moet het resultaat zijn?
  • Is het project haalbaar?
  • Zijn de voor- en nadelen van het project besproken?
  • Is het project afgebakend?
  • Zijn de stakeholders op de hoogte?

Daarnaast moet het resultaat van de initiatiefase onderstaande punten bevatten:

  • Een analyse van de omvang van het project (kerndoelen, methodologie, afdelingen, stakeholders etc.)
  • Een inschatting van de kosten en baten
  • Bepaling en rol van de betrokkenen
  • Een risicoanalyse van het project
  • Een logboek voor de voortgang van het project

Om misverstanden en verkeerde verwachtingen te voorkomen is het verstandig om expliciete afspraken te maken. Gebruik bovenstaande tools en maak een projectplan zodat alle projectpartners weten hoe de samenwerking van dit project eruit gaat zien.

Stap 2: Definitiefase

Wanneer het projectplan akkoord is en het project dus haalbaar is, ga je naar de tweede fase; de definitiefase. Nu is het tijd om in te gaan op de invulling van het project. Het eindresultaat van het project wordt besproken en afgestemd. Hierbij worden de verwachtingen en eisen van de betrokken stakeholders vastgelegd zodat dit volledig duidelijk is. Ook worden de voorwaarden voor een efficiënte projectuitvoering en -resultaat uitgewerkt. De vier soorten projecteisen die in de definitiefase moeten worden meegenomen zijn:

  • Randvoorwaarden: De context waarbinnen het project uitgevoerd moet worden. Denk aan arbo-eisen, wetgeving, het bedrijfsbeleid, keurmerkeisen etc.
  • Functionele eisen: De eisen die gaan over het projectresultaat en de werking daarvan. Bijvoorbeeld hoe veel kamers een nieuw kantoor moet hebben, hoe duurzaam het nieuwe gebouw moet zijn of hoe snel een nieuwe auto moet zijn.
  • Operationele eisen: Deze eisen gaan over wat het resultaat van het project in de praktijk zal gaan opleveren. Bijvoorbeeld een afname van 60 procent aan storingen bij de invoeren van een nieuw softwaresysteem.
  • Ontwerpbeperkingen: Deze eisen hebben betrekking tot de realisatie van het project zelf. Deze beperkingen maken vooral duidelijk wat er niet moet gebeuren tijdens de realisatie. Denk aan het vermijden van milieubelastende materialen of het niet samenwerken met vervuilende leveranciers.

 In deze fase is het belangrijk dat alle betrokkenen meedenken. Vergeet vooral de doelgroep niet. Vaak is de opdrachtgever niet de eindgebruiker en dat kan er nog wel eens voor zorgen dat de doelgroep over het hoofd wordt gezien. Zij zijn wel de uiteindelijke afnemer en is hun input dus van groot belang. Daarom is het verstandig om de doelgroep oftewel eindgebruiker uit te nodigen bij een aantal bijeenkomsten tijdens de definitiefase.

Stap 3: Ontwerpfase

Het doel van de ontwerpfase is het vinden van oplossingen om het uiteindelijke projectresultaat te bereiken. Tijdens deze fase worden er enkele ontwerpen ontwikkeld waarmee het projectresultaat kan worden bereikt. Denk aan schetsen, flowcharts, maquettes, prototypes, html-schermontwerpen en UML-schema’s. In de ontwerpfase krijgt de opdrachtgever voor het eerst een concreter beeld van het resultaat. Daardoor kan de opdrachtgever nu nog beter feedback geven en duidelijker aangeven wat hij wel en niet wil. De kans is groot dat het eerste ontwerp niet meteen perfect is. Pas in deze fase het eerste ontwerp aan totdat de opdrachtgever en het projectteam tevreden is. Let wel op; soms lukt het niet om heel het projectteam tevreden te stellen. Maak dan een keuze en leg deze voor aan de opdrachtgever. Vaak is een tussenweg tussen meerdere ontwerpen niet zo sterk en kun je dus beter keuzes maken. Uiteindelijk is er aan het einde van deze fase een eerste ontwerp (ook wel voorlopig ontwerp of VO genoemd) en een definitief ontwerp (ook wel DO genoemd) en kan het team verder naar de vierde fase.

Stap 4: Voorbereidingsfase

In de vierde fase, de voorbereidingsfase, worden alle zaken geregeld die nodig zijn voor de realisatie van een project. Vanuit de ontwerpfase wordt er verder gegaan op de voorbereiding zodat het eindresultaat straks praktisch te realiseren is. Er wordt nu duidelijk gemaakt wat er allemaal moet gebeuren in de volgende fase, door wie en op welk moment. Een aantal voorbeelden hiervan zijn:

  • Het aanvragen van vergunningen
  • Inkopen van materialen en hulpmiddelen
  • Het contacteren van derden
  • Het opstellen van een draaiboek
  • Het maken van bouwtekeningen
  • Instructies geven aan het personeel

Aan het einde van de voorbereidingsfase moet alles voor zowel het team als de uitvoerende partijen duidelijk zijn zodat er gestart kan worden met de realisatiefase.

Stap 5: Realisatiefase

In de realisatiefase wordt het project duidelijk zichtbaar en tastbaar. Voor een buitenstaander kan het lijken alsof dit pas de start is van het project. Alle taken worden nu uitgevoerd en het is belangrijk om tijdens deze fase de vaart er goed in te houden. Eerst moet het resultaat worden behaald, dit wordt gedaan door teams, resources en specifieke taken op elkaar af te stemmen en alle taken uit te voeren. Ook na het behalen van het resultaat moeten er nog een aantal dingen worden geregeld:

  • Het resultaat aanbieden aan de opdrachtgever
  • Eventuele aanpassing van het resultaat
  • Het opstellen van een opleveringsdocument
  • Ondertekenen van het opleveringsdocument en overdracht van het definitieve resultaat aan de opdrachtgever
  • Opstellen van het beslisdocument

Aan het einde van de realisatiefase wordt er teruggeblikt op de eisen uit de definitiefase. Ook wordt het resultaat teruggekoppeld aan het ontwerp uit de ontwerpfase. Als aan alle eisen en wensen is voldaan en als het resultaat overeenkomt met de ontwerpen dan is deze fase klaar. Na de definitiefase mogen de eisen en ontwerpen niet meer worden gewijzigd. Moet dit onverwachts toch, zorg er als projectleider dan voor dat de wijziging zo snel mogelijk wordt besproken met de stakeholders en documenteer deze goed.

Stap 6: Nazorgfase

Dan breekt de laatste fase aan; de nazorgfase. Deze fase wordt nog wel eens over het hoofd gezien maar is zeker niet minder belangrijk dan de voorgaande fases. Het doel van de nazorgfase is het overdragen van het projectresultaat aan de normale organisatie/opdrachtgever. Dit kan de gebruiker zijn, maar ook een afdeling die het onderhoud verzorgt. Het een en ander moet in deze fase worden uitgewerkt zodat het project echt kan landen. Een aantal activiteiten die in deze fase worden uitgevoerd zijn: 

  • Het schrijven van handleidingen
  • Instructie opstellen voor gebruikers
  • Onderhouden van het resultaat
  • Evaluatie van het project
  • Opstellen van een projectverslag
  • Overdracht naar beheerders
  • Afsluiten van het project

Ook moeten er tijdens deze fase laatste updates en herstelwerkzaamheden worden uitgevoerd. De nazorgfase staat ook voor het tot een minimum terugbrengen van eventuele klachten, storingen en onderhoud aan het projectresultaat. Vaak wordt er ook een onderhoudsprogramma opgesteld. Tot slot wordt het definitieve resultaat overgedragen aan de opdrachtgever. Wanneer alles is uitgevoerd, afgerond en geëvalueerd kan het project worden afgesloten en kan het bereikte resultaat worden gevierd.

projectmanagement

Wil je direct jouw project online bijhouden? Begin dan met Monday!

Begin met Monday »

Uit welke onderdelen bestaat projectmanagement?

We hebben het hierboven al aangestipt, maar een project bestaat minimaal uit:

  1. De initiatiefase
  2. De definitiefase
  3. De ontwerpfase
  4. De voorbereidingsfase
  5. De realisatiefase
  6. De nazorgfase

Elk project bestaat dus uit een reeks taken die tot één doel leiden. Een project is vaak begrensd door drie factoren; de tijd, personen en middelen die nodig zijn om het project te doen slagen. Het project kan manueel worden beheerd of door middel van een projectmanagement-software. Ook volgt een project bijna altijd bovenstaande fases die zorgen voor overzicht en helpen bij het realiseren van de doelstelling.


Het besturen van een project

Het volgen van de zes bovenstaande projectfases schept duidelijkheid in het project waardoor het besturen ervan eenvoudiger wordt. Maar hoe wordt een project eigenlijk bestuurd en wat zijn de focuspunten? Met de onderstaande punten heeft de projectleider en het projectteam vrijwel altijd te maken:

  • Het team: de basis van het project. Deze groep mensen zal samen het projectresultaat realiseren. Het team bestaat vaak uit personen met een verschillende achtergrond, vakgebied en expertise.
  • Het doel: het gewenste projectresultaat. Het projectdoel kan zowel concreet als abstracter zijn en kan gedurende het proces worden veranderd en bijgesteld.
  • Beperkte middelen: bij vrijwel elk project is er sprake van een beperkte hoeveelheid tijd en bepaald budget.
  • Risico’s: de onzekerheden binnen een project. Van tevoren staat nooit vast of alles helemaal gaat lukken. Als het projectdoel al bereikt wordt, is het niet zeker of dit zal lukken binnen de tijd en het budget.

Het komt regelmatig voor dat een project een stuk langer duurt en meer kost dan van tevoren gepland, of dat er bijvoorbeeld richting het einde een heel nieuw team is gevormd. Een projectmanager moet met een hoop zaken rekening houden om het project in goede banen te leiden. Er zijn vijf parameters waar de projectmanager op focust:

  • Geld
  • Organisatie 
  • Kwaliteit
  • Informatie
  • Tijd

De afkorting van deze vijf parameters is ‘GOKIT’; een term die terugkomt in de projectplannen, de voortgangsbewaking en de projectverantwoording.

We hebben ook een artikel geschreven over planning tools.

Meer weten over projectmanagement tools?

Bekijk dan onze top 10 van de beste tools of lees meer over de verschillende vormen van projectmanagement.

Home » Wat is projectmanagement? | Alles over projectmanagers en projectmanagement

Lees ook:

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *