Projectbeheer is een proces dat erop gericht is de beste methode te vinden om het werk in elke fase te beheren en te controleren en deze toe te passen. Er is altijd meer dan één manier om een project- of product missie te voltooien. Een van de verschillende methodologieën om mee te werken is de PRINCE2 project management methode. Een krachtige projectmanagement methode, die in de afgelopen jaren is uitgegroeid tot de algemeen gebruikte standaard binnen de discipline projectmanagement. In dit artikel nemen de de PRINCE2 project management methode onder de loep, we kijken naar de definitie, essentie, de fasen en handige online tools die gebruikt worden bij PRINCE2 project management.
✅ De 7 fasen van PRINCE2-projectbeheer
✅ PRINCE2 Agile projectmanagement
✅ De beste PRINCE2 project management tools
Bekijk alle fasen van PRINCE2 project management »
De manier waarop werk aangepakt wordt kan rigide worden benaderd, als een strakke regel waar niet van afgewijkt mag worden, of meer individueel aanpasbaar, waarbij een mix van twee of meer strategieën gebruikt kan worden om in te spelen op de unieke aspecten van een project. Maar je kunt geen methodologie gebruiken die je niet kent, en daarom zijn goede projectmanagers nooit tevreden met de status quo en altijd op zoek naar nieuwe methodes en planningsstrategieën.
Inhoudsopgave
Wil je direct beginnen met een PRINCE2 project management? Begin dan direct met deze handige online project management tool.
Wat is PRINCE2 projectmanagement?
PRINCE2, of voluit “PRojects In Controlled Environments”, is een populaire projectmanagement methodologie die in meer dan 150 landen wordt gebruikt. Het is een procesmatige aanpak die zich richt op organisatie en controle gedurende het hele project, van begin tot eind. Dit betekent dat elk project begint met een intensief projectplan, elke fase van het project duidelijk gestructureerd is en alle losse eindjes worden vastgemaakt nadat het project is voltooid.
De belangrijkste kenmerken van PRINCE2 zijn gericht op business justification of, in goed Nederlands, zakelijke rechtvaardiging. Dit houdt het nauwkeurig definiëren van de structuur van een organisatie in. Zowel voor het projectmanagementteam als in het gebruik van een product gebaseerde benadering. De nadruk ligt op het flexibel indelen van het project in beheersbare en controleerbare fasen. De PRINCE2 projectmanagement methode biedt uitstekende controle over projectmiddelen en blinkt uit in het effectiever beheren van bedrijfs- en projectrisico’s.
Maar wat betekent PRINCE2 Project Management in de praktijk? Blijf lezen voor details over de onderliggende basisbeginselen en het 7-stappenproces van deze populaire projectmanagementaanpak.
De PRINCE2-methode
De PRINCE2-methode wordt gebruikt om de basisvragen van projectmanagement te beantwoorden en te structureren, zoals:
• Wat probeer je te doen?
• Wanneer ga je ermee beginnen?
• Wat heb je nodig om het uit te voeren?
• Heb je hulp nodig?
• Hoelang zal het duren?
• Hoeveel kost het?
Door het project in logische stappen te organiseren, vereist PRINCE2 project management een framework via een georganiseerd en gecontroleerd plan voordat het project begint. De organisatie hiervan blijft gehandhaafd tijdens de middelste fasen van het project en tijdens de afronding hiervan, waarbij alle losse eindjes aan elkaar worden geknoopt.
De uiteindelijke controle wordt bereikt door een reeks van processen. Deze processen omvatten alle activiteiten waaruit het project bestaat, van begin tot eind.
Beginnen met PRINCE2 projectmanagement tools
Beginnen met PRINCE2 projectmanagement is tegenwoordig heel eenvoudig. Er zijn verschillende tools waarmee je direct kunt beginnen. We laten je hier zien hoe je begint met Monday.
1. Open een account
Maak een account aan via de link. Vul je e-mailadres in zodat je direct toegang krijgt tot je eigen interface.
Naar Monday »
2. Richt een project in
Zodra je toegang hebt tot je eigen dashboard in Monday, kun je heel eenvoudig een board inrichten. Je kunt precies bepalen wat de functie van het board is en wie toegang heeft. Daarnaast kun je iedereen rollen en taken geven, zodat er een duidelijk overzicht bestaat van alle rollen die iedereen inneemt bij een bepaald project.
3. Stel automatiseringen in
Nadat je de projecten en teamleden hebt opgedeeld en het project hebt ingericht, kun je automatiseringen instellen. Zo kun je teams automatisch door verschillende fasen heen leiden en alle PRINCE2 stappen doorlopen.
De rolverdeling binnen PRINCE2
Rollen in de PRINCE2-methode zijn duidelijk gedefinieerd. De projectmanager is degene die verantwoordelijk is voor de organisatie en controle heeft over het project en zijn processen. Hij/zij selecteren het team dat het project zal uitvoeren en houd toezicht op het werk om ervoor te zorgen dat het correct en optijd wordt gedaan door het plan te volgen.
Dan is er natuurlijk ook nog de klant, gebruiker of leverancier die bij het project betrokken is. Dit is de persoon of organisatie die voor het project betaalt. Ze zullen het product van het project gebruiken of op de een of andere manier profiteren van het eindresultaat. De klant is meestal de eindgebruiker, terwijl de leverancier de partij is die expertise aanbiedt om het project te goed te voltooien. Zij hebben, net als het projectteam, behoefte aan organisatie om ervoor te zorgen dat het project aan de eisen voldoet.
Tenslotte is er een projectboard dat bestaat uit de klant en leidinggevenden, bv. een persoon die de gebruikerskant vertegenwoordigt en een andere die de leveranciers of specialisten vertegenwoordigt die bij het project zijn betrokken. De PRINCE2 projectmanager rapporteert regelmatig aan de stuurgroep en informeert hen over de voortgang en eventuele problemen. De stuurgroep beslist op zijn beurt hoe het project verloopt of lost problemen op.
Opdelen in fasen
Het werk binnen het PRINCE2 project wordt in fasen onderverdeeld. Grote projecten worden opgesplitst in verschillende fasen, met tussendoor tijd om de nieuwe informatie te verwerken of processen te herzien om ervoor te zorgen dat het project nog steeds op schema ligt en de doelen bereikt worden.
Projectborden vormen de basis voor essentiële dingen zoals deadlines, kosten, risico’s en reach, en delegeren vervolgens de dagelijkse management verantwoordelijkheden aan een projectmanager.
Teams gebruiken een kwaliteitsregister om de deliverables te toetsen aan de vereisten.
De PRINCE2 project management methode moet worden aangepast aan de specifieke kenmerken van elk project, waarbij de hoeveelheid overzicht en planning moet worden afgestemd op de omvang, het aantal personen in project, enzovoorts.
De 7 fasen van PRINCE2-projectbeheer
Het model van PRINCE2-projectbeheer loopt door 7 parallellen fasen.
- Starting-up
In de eerste fase wordt het project voorbereid. Dit gebeurt nog voordat het project werkelijk van start gaat. In deze fase krijgt het idee of de vraag vorm. Er wordt een projectmanager en een opdrachtgever benoemd. In deze fase ga je ook op zoek naar ervaringen met dergelijke projecten. Hier vanuit wordt de Project brief opgesteld. Dit vormt de basis van het project en geeft de stuurgroep inzicht in het nut van het project voor zowel de team als voor de organisatie. - Het initiëren van het project
Je gaat een projectinitiatiedocument (PID) samenstellen op basis van het projectvoorstel. Dit kun je eigenlijk zien als een overeenkomst tussen de projectmanager en de stuurgroep. Er komen een aantal onderwerpen aanbod:
• Business case
• Eind-producten
• Kwaliteitseisen
• Werkwijze
3. Sturen
Nu is de stuurgroep aan zet. Zij verlenen autorisatie van het project en de processen. Dit proces start na de opstart van het project en duurt tot het einde van het project. De stuurgroep controleert of het project binnen de afgesproken toleranties blijft. Uiteindelijk besluit de stuurgroep ook over de afsluiting van het project.
• De stuurgroep stelt tolerantiegrenzen vast
• De stuurgroep verleent advies
• De stuurgroep geeft richtlijnen aan
4. Beheersen
De dagelijkse taak van de projectmanager is het beheersen van het project. Binnen het PID is vastgelegd door welke fase het project loopt. Het is aan de projectmanager om te controleren of de fase binnen de toleranties blijft voor tijd, geld, risico’s, kwaliteit en scope. Wanneer deze in gevaar komen neemt de projectmanager maatregelen. De stuurgroep beslist of een projectfase wordt opgestart en afgesloten en communiceert hierover naar de projectmanager.
5. Managen van productoplevering
De projectmanager delegeert taken, hij kan bijvoorbeeld teammanagers aanwijzen. De teammanagers accepteren een takenpakket. Het team voert deze uit en leveren het resultaat weer op aan de projectmanager.
6. Managen fase-overgang
De stuurgroep wordt door de Projectmanager voorzien van voldoende informatie om het succes van de huidige fase te kunnen reviewen, en ook om het volgende faseplan te kunnen goedkeuren. Dit proces moet aan het einde of tegen het einde van iedere managementfase worden uitgevoerd.
7. Afsluiten
De laatste fase is de afsluiting van het project. Dit proces bestaat uit een gestructureerde oplevering van het projecteinde, de acceptatie van het projectresultaat van de opdrachtgever en de overdracht van de organisatie. Tijdens dit proces maakt de projectmanager een eindrapport voor de stuurgroep. Hierin neemt hij ook de leerpunten mee.
PRINCE2 Agile projectmanagement
PRINCE2 project management is een flexibele en aanpasbare methode om mee te werken. Zo kun je het beschikbare raamwerk van PRINCE2 projectmanagement gebruiken, maar de flexibiliteit en de schaalbaarheid verruimen. Agile werkmethodes winnen steeds meer terrein in het bedrijfsleven. Inmiddels maken al meer dan 70% alle organisaties gebruik van een Agile aanpak.
Eigenlijk zijn de overeenkomsten tussen Agile en PRINCE2 groter dan de verschillen. Beide projecten gaan uit van verschillende projectfasen. Je begint met goed nadenken voordat je in de startfase en blijft gedurende project goed afstemmen met klanten en belanghebbende, in de eindfase evalueer je. Agile staat bekend als een iteratieve methode, maar ook binnen PRINCE2 is dit karakter afgelopen jaren sterk gaan groeien.
Voor organisaties die al met PRINCE2 werken, maar daarnaast Agile willen gaan werken in de projecten, kan PRINCE2 Agile worden toegepast. Dit is eigenlijk de Agile versie van PRINCE2. De methode groeit voornamelijk onder IT, Research en Marketing bedrijven in populariteit. Met PRINCE2 Agile hanteer je eigenlijk dezelfde fasen als normaal. Het grote verschil zit hem vooral in de toleranties. Daar waar PRINCE2 uitgaat van de opgestelde toleranties, stelt Agile project management vooraf dat aan keuzes zoals kosten en doorlooptijd niet gesleuteld mag worden. Ook ga je er binnen Agile vanuit dat de functionaliteit moet variëren, en niet alle features even belangrijk zijn. Binnen PRINCE2 Agile wordt net zoals bij andere Agile methode de mensen en hun onderlinge interactie boven de processen en hulpmiddelen gesteld.
PRINCE2 project management tools
Omdat PRINCE2 project management door verschillende fasen heen gaat, is het belangrijk dat er structuur wordt aangepast. Daarvoor maakt men veelal gebruik van online projectmanagement tools. Wij hebben een aantal handige projectmanagement tools op een rijtje gezet.
Monday
Monday is een cloud based projectmanagement tool. Waar teams work-flow boarden aanmaken om hun processen, projecten en dagelijkse werkzaamheden inzichtelijk te maken. In Monday kun je het project opdelen in de verschillende werkfasen van PRINCE2. Binnen deze fasen wordt de communicatie gecentraliseerd en wordt de context en workflow direct inzichtelijk voor alle teamleden.
Asana
Asana is een centrale projectmanagement tool, waar iedereen zijn eigen werkveld en planning in aan kan maken. Deze kun je vervolgens delen met teamleden. Zo heeft iedereen zijn eigen centrale takenlijst, maar ook inzicht in de taken van collega’s. Dit brengt structuur en overzicht aan binnen de samenwerking. Bovendien kunnen in Asana gemakkelijk het projectinitiatiedocument (PID) en de toleranties worden meegenomen. Deze zou je bijvoorbeeld kunnen plaatsen in de discussie-feature van Asana, zodat het team deze principes niet uit het oog verliest.
Wrike
In Wrike werk je eigenlijk altijd in twee vensters: projecten en deeltaken. Beide zijn te voorzien van commentaren, discussies, extra bestanden en een toegewezen persoon. Ook kun je specifieke taken aan elkaar linken. Bovendien maakt Wrike het eenvoudig om statussen van projecten bij te houden, zo kun je bijvoorbeeld een taak slepen uit ‘to-do’ naar ‘done’. Deze kun je dus geheel naar de PRINCE2 methode inrichten. Zo wordt het ook makkelijk voor de stuurgroep om aan te geven wanneer een fase is afgerond.
Conclusie: PRINCE 2 projectmanagement
PRINCE2 is een fijne projectmanagement methode, die kan worden toegepast in kleine of grotere teams. Je werkt aan de hand van fasen, die elk hun eigen kenmerken en doelen hebben. Door de duidelijke rolverdeling binnen PRINCE2 wordt er overzicht gecreëerd in het project. Iedereen weet in elke fase van het project waar hij of zij aan toe is. Doordat PRINCE2 zoveel structuur in een project biedt, is het een geliefde werkmethode onder vele organisaties. Bovendien kan PRINCE2 flexibel worden af- en opgeschaald, waardoor teams ook kunnen experimenteren met PRINCE2 Agile. Om vanuit PRINCE2 een digitale vertaalslag te maken raden wij aan om met een online projectmanagement tool te werken.
Jouw projectmanagement optimaliseren?
Lees dan snel onze artikelen over projectmanagement of begin direct met Monday.com!
Geef een reactie
Je moet inloggen om een reactie te kunnen plaatsen.