Bedrijven, ondernemers en ZZP’ers werken tegenwoordig steeds vaker op projectbasis. Succesvol projectmanagement is in veel gevallen dan ook de sleutel tot succes. We laten je in dit artikel zien hoe je projectmanagement software kunt vergelijken en wat de beste tools hiervoor zijn.
✅ Projectmanagement methodes vergelijken
✅ De workflow optimaliseren
Bekijk de 5 beste tools »
Het belang van goed projectmanagement
Projectplanning of projectmanagement is eigenlijk niets nieuws. Maar de manier waarop we nu projectplanning doen vergeleken met 10 jaar geleden is totaal veranderd.
Als projectmanager herinner je je vast wel de tijd dat je eindeloze e-mailconversaties bij elkaar probeerde te houden, op zoek moest in verschillende Word-documenten naar de juiste grafieken, eindeloos Excel-spreadsheets moest updaten en constant met iedereen in je team in contact moest staan.
Die dagen zijn gelukkig voorbij en is er is een overdaad aan projectmanagementtools om je te helpen bij het organiseren van taken en deadlines, maar ook bij het beheren van het budget en het op de hoogte op elk teamlid, of ze nu naast je zitten of op afstand werken.
Vooral nu we grotendeels zijn overgestapt naar thuis- en online werken – waar we constant worden omringd door nieuwe apps en tools – is ook projectbeheer een grotendeels digitale ervaring geworden. Daarmee hebben we een toename gezien in projectmanagementtools, die het implementeren van de beste projectmanagementpraktijken eenvoudig maken voor bedrijven van elke omvang.
Volgens een onderzoek van KPMG heeft maar liefst 70% van de organisaties te maken gehad met tenminste één fout in hun project in de afgelopen 12 maanden en 50% van de respondenten gaf aan dat hun project niet consistent heeft bereikt wat ze wilden bereiken. Bovendien begrijpt slechts 58% van de organisaties de waarde van projectmanagement. Dit is een duizelingwekkend aantal, vooral omdat projectplanning het voor zo velen nuttig is gebleken.
Het kan een enorme verspilling van tijd, geld en moeite en middelen betekenen voor organisaties die de waarde van projectmanagement niet zien. In de VS alleen al werd voor elke $ 1 miljard die werd geïnvesteerd, $ 122 miljoen verspild door gebrekkige projectprestaties! Dit verlies word nog eens benadrukt door een onderzoek van het Project Management Institute’s (PMI) uit 2017 dat laat zien dat “een gebrek aan duidelijke doelen is de meest voorkomende factor (37%) is achter het mislukken van projecten”.
Planning is een essentieel onderdeel van projectmanagement. Van een Gantt-diagram tot een Kanban-bord tot een traditionele spreadsheet, bedrijfsleiders zouden een projectstijl moeten vinden die specifiek voor hun organisatie werkt. Met een duidelijk overzicht van je project en resultaten hebben bedrijfsleiders een hoger succespercentage.
Het gebruik van digitale software bij projectmanagement
Volgens PWC verhoogt digitale projectmanagement software de prestaties en ontdekte dat 77% van de goed presterende projecten projectmanagementsoftware gebruikt, maar er werd ontdekt dat 44% van de projectmanagers het nut niet in ziet van software om projecten te beheren. De Access Group ontdekte dat 66% van de projectmanagers benadrukte dat de belangrijkste beslissingsfactor om te investeren in nieuwe software, de mate van ondersteuning is die door de organisatie wordt aangeboden. Dit wordt verder aangetoond in een rapport van Geneca dat benadrukt dat 75% van de bedrijfsleiders geen hoge verwachtingen heeft van het gebruik van projectbeheersoftware.
Wat zijn de redenen om geen projectmanagement software gebruiken?
73% Van de bedrijfsleiders is van mening dat betrouwbaarheid, gebruiksgemak en integratiegemak de drie belangrijkste vereisten zijn om op te letten bij het investeren in digitale projectmanagement software, maar ze zijn van mening dat de meeste projectmanagement oplossingen die er vandaag de dag beschikbaar zijn, niet aan deze 3 factoren voldoen.
Tien jaar geleden kon verouderde projectbeheersoftware erg ingewikkeld en verwarrend worden. Tegenwoordig zien we een toestroom van projectmanagementtools die gebruiksvriendelijk, capabel en met geïntegreerde functies zijn.
Uit onderzoek blijkt dat tegenwoordig twee derde van de bedrijven in Nederland met klanten communiceert via projectmanagementsoftware. Populaire functies hiervan zijn onder meer het aanmaken van interne en externe accounts, de vele formuliermogelijkheden en een in gebouwde chat-messenger.
Maar met zo’n breed scala aan softwareprojectbeheertools, is het moeilijkste om erachter te komen welke software het beste werkt voor uw project. Je zult waarschijnlijk wat tijd nodig hebben om een aantal van deze tools uit te proberen voordat je weet welke het meest geschikt is.
Hoe kun je de beste projectmanagement strategieën en tools vergelijken?
Wat zijn de verschillende strategieën voor projectmanagement? Een projectmanagementstrategie is in wezen een reeks van leidende principes en processen voor het managen van een project. Jouw keuze van een methodiek en welke tools je gaat gebruiken bepaalt hoe het team werkt en communiceert
Het kiezen van de juiste benadering voor het beheren van een project is cruciaal voor een succesvolle projectlevering. De manier waarop je je werk beheert, wordt bepaald door technieken die je gebruikt en door tools die hierop gebaseerd zijn. In dit artikel hebben we tools en technieken voor projectbeheer verzameld die op verschillende gebieden worden gebruikt en die helpen bij het creëren van een efficiënt proces.
Dus hoe kun je het beste projectmanagement tools en methodes vergelijken?
Welke methodologie je uiteindelijk kiest, hangt af van het team, projecttype en de projectomvang. Het kiezen van projectmanagementmethodologieën (PMM) is een van de eerste en belangrijkste beslissingen die je als projectmanager moet nemen.
Welke methodologie u kiest, heeft een diepgaande en voortdurende impact op hoe de teams in de toekomst gaan werken. Verschillende projectmanagementmethodologieën hebben hun eigen voor- en nadelen voor verschillende soorten projecten. Sommige zijn speciaal ontworpen op snelheid en taakbeheer, andere weer op overzicht en samenwerking.
Projectmanagementmethoden variëren van traditioneel tot innovatief. Welke je moet kiezen om een project uit te voeren, hangt af van de projectspecificaties, de complexiteit, de betrokken teams en andere factoren. De meeste kunnen, per project, op verschillende manieren worden geïnterpreteerd, maar er zijn ook technieken die traditioneel gezien voor specifieke projecten of alleen in bepaalde branches worden gebruikt Hieronder hebben we de meest populaire technieken op een rijtje gezet die bij projectmanagement worden gebruikt.
Verschillende projectmanagement methodes vergelijken
Klassieke strategie
De eenvoudigste, traditionele strategie vaak het meest geschikt voor het uitvoeren van projecten. Dit bestaat uit simpelweg het opstellen van een plan voor al aankomend werk, het inschatten van de uit te voeren taken, het toewijzen van middelen, het geven en verwerken van feedback van het team en toezien op de kwaliteit en het opvolgen van deadlines.
Deze techniek is ideaal voor het uitvoeren van projecten die worden uitgevoerd door kleine teams, wanneer het niet echt nodig is om een complex proces te implementeren.
Waterval techniek
Deze techniek kan inmiddels ook als traditioneel beschouwd, en beschrijft een manier van werken waar bij de ene taak zo natuurlijk mogelijk in de andere vloeit. De volgende stap begint wanneer de vorige is voltooid. Om de voortgang en uitgevoerde stappen te volgen, worden vaak Gantt-diagrammen gebruikt, omdat deze een duidelijke visuele weergave van fasen en afhankelijkheden bieden.
Deze techniek wordt traditioneel gebruikt voor complexe projecten waar gedetailleerde fasering vereist is en succesvolle levering afhangt van een rigide werkstructuur.
Agile projectmanagement
Agile projectmanagementmethode is een reeks van strategieën en principes gerangschikt op waarde. Het houdt in dat projectwerk in korte sprints wordt opgedeeld, waarbij gebruik gemaakt word van flexibele planning en voortdurende verbeteringen Binnen elk team is Agile projectmanagement gericht op het stimuleren van zelforganisatie en samenwerking en het produceren van maximale waarde. Agile frameworks omvatten technieken als Scrum, Kanban, DSDM en FDD. Het wordt met name gebruikt in softwareontwikkelingsprojecten met voortdurende nieuwe updates en versies en die worden ontwikkeld door kleine, nauw samenwerkende teams.
Tegenwoordig bieden veel project management softwaretools, zoals actiTIME, handige manieren om Scrum en Agile in het werkproces op te nemen. Hiermee kun je meerdere niveaus van de werkstructuur configureren, deadlines op lange en korte termijn volgen, en inschattingen gebruiken in het gehele planningsproces. De zogeheten kanbanborden maken het makkelijk om de vooruitgang van het werk te volgen. Deze softwaretools maken het mogelijk om je werk te structureren volgens de Agile-methode en de structuur voor jezelf en de rest van het team altijd goed te visualiseren.
Rational Unified Process (RUP)
Rational Unified Process (RUP) is een raamwerk dat met name is ontworpen voor softwareontwikkelingsteams en -projecten. Het houd rekening met de implementatie van een lang en dynamisch ontwikkelingsproces. Binnen elke ontwikkelingsfase word er rekening gehouden met feedback van productgebruikers. Deze worden verwerkt en meegenomen bij het plannen van toekomstige ontwikkelingsfasen.
RUP-techniek wordt met name toegepast in softwareontwikkelingsprojecten, waarbij tevredenheid van de eindgebruiker de belangrijkste vereiste is.
Extreem projectmanagement
Bij Extreme projectmanagementmethode (XPM) migt de focus op flexibiliteit in de planningsfase, een makkelijk benaderbaar en informele, taak-gerichte manier van managen. Het is ontwikkeld om extreme complexe programmeerproces, toegankelijker te maken en meer gericht op de communicatieve en sociale factor in projectbeheer. XPM wordt gebruikt voor grote, complexe en onzekere projecten waarbij goed beheer van onzekere en onvoorspelbare factoren belangrijk is.
Workflow en planning organiseren met behulp van de juiste projectmanagement software
De eerste, en belangrijkste, stap in het starten van een project is het kiezen van de juiste software of online tool voor het plannen en organiseren van je projecten. Dit bepaalt hoe het project zal worden uitgevoerd en de kwaliteit van de resultaten. Grote bedrijven maken vaak gebruik van dure, uitgebreide oplossingen als MS Project.
Voor kleinere teams zijn er verschillende alternatieven beschikbaar. Ze bieden niet allemaal de uitgebreide functies als de uitgebreide, betaalde tools, maar ze hebben voldoende planningsfuncties, rapportagemogelijkheden en visuele tools die je helpen de projectvoortgang te visualiseren. Er zijn ook gratis project software mogelijkheden die een goede optie kunnen zijn voor start-ups en kleine bedrijven.
Communicatie
Communicatie is een essentieel onderdeel van het succes van je projecten. Zowel de voortgang als de problemen van het project moeten met alle belanghebbenden van het project, (de teamleden en leiderschap) goed gecommuniceerd worden. Hoewel het communicatie per doelgroep kan verschillen, moet je een regelmatig schema opstellen om de doelgroep te informeren.
Planning
Planning in projectmanagement omvat het opsommen van activiteiten, mijlpalen en opleverdata binnen een project. Een goede planning bevat meestal ook de geplande start- en einddatum, duur en resources die aan elke activiteit zijn toegewezen. Effectieve projectplanning is een cruciaal onderdeel van succesvol tijdbeheer.
Time Management
Goed tijdsmanagement betekend dat je de tijd die is besteed aan en de geboekte voortgang van projecttaken en -activiteiten goed steeds goed in de gaten kunt houden. Het is belangrijk om de Projectmanagement software die je overweeg goed te vergelijken als het op planning, monitoring en controle van alle projectactiviteiten aankomt.
Projectkosten en boekhouding
Voor elke projectmanager en bedrijfseigenaar is het begrijpen van de financiële resultaten van de projecten cruciaal voor analyse en maken van plannen voor de toekomst. De meest gebruikte boekhoudhulpmiddelen – QuickBooks, Zoho, Freshbooks – helpen bij het verzamelen van deze informatie. Voor kleinere projectteams kunnen andere boekhoudkundige oplossingen redelijk zijn. Ze zijn vaak minder duur dan volledige project manager software, maar bieden vak ook goed inzicht in de winstgevendheid van het project, de teamprestaties en de nauwkeurigheid van schattingen.
Denk goed welke van de bovenstaande prioriteiten belangrijk zijn voordat je projectmanagement tools gaat vergelijken. We hebben een aantal veelgebruikte projectmanagementtools voor je op een rijtje gezet zodat je zelf de beste project management oplossing voor jouw bedrijf kunt kiezen.
De 5 beste projectmanagement programma’s
1 Monday.com
Monday.com blinkt uit in veelzijdigheid en extra mogelijkheden als het op het organiseren van de boards aankomt en unieke communicatieopties. Je kunt, naast de bestaande templates ook makkelijk de boards helemaal naar eigen wens inrichten of b.v. een extra veld invoegen. Daarnaast bied Monday.com de mogelijkheid om verschillende boards aan elkaar te koppelen, notificaties te krijgen als deadlines naderen en mogelijkheden om bestanden te uploaden of commentaar achter te laten bij taken.
Prijs: v.a. $ 8,00 per maand.
Proefperiode: 14 dagen
2 Asana
Asana bied van alle projectmangement software die we hier vergelijken de meeste integratieoplossingen. Inclusief vele apps van derden.
Via de app van AFAS Software kan ieder teamlid gemakkelijk uren boeken en deze kunnen direct in de boekhouding verwerkt worden. AFAS Software biedt geïntegreerde projectmanagementoplossingen voor uiteenlopende organisaties van verschillende grootte, (van 1 tot 5 werknemers, 6 tot 10, en meer). Ook de prijs per maand kan van bedrijf tot bedrijf verschillen.
Prijs: € 6,25 per licentie Proefperiode: Onbeperkt
3 Teamleader
Teamleaders software helpt je bij de volledige planning van je projecten. Van offertes naar aan het plannen van projecten en uren. Als complete en geavanceerde projectmanagementtool die zich richt op het MKB bied Teamleader een volledig geïntegreerd pakket, met opties om ook CRM te koppelen en facturatie. De ingebouwde projectplanning feature geeft je altijd een nauwkeurig overzicht van de workload en de stand van zaken met betrekking tot de deadlines en budgetten
Prijs: € 75,00 per maand Proefperiode: 14 dagen
4 Exact online.
Exact Online voor Projectmanagement is een bijzonder efficiënte cloudoplossing met name voor grotere organisaties. Tarieven beginnen bij €239,00 per maand, maar er is ruime proefperiode van een maand waarbij alle functies beschikbaar zijn.
Prijs: € 239,00 per maand Proefperiode: 30 dagen
5 Wrike
Wrike wordt wereldwijd gebruikt door meer dan 20.000 organisaties. Het biedt aanpasbare workflows, dashboards, aanvraagformulieren en sjablonen om al je processen te stroomlijnen en tijdige levering te verhogen. Wrike beroept zich op meer dan 400 integraties met andere programma’s en applicaties.
Meer weten over projectmanagement tools vergelijken?
Bekijk dan snel onze top 10 van beste projectmanagement tools of begin direct met Monday!
Geef een reactie
Je moet inloggen om een reactie te kunnen plaatsen.