Bij (online) project management spreken we kortweg over het efficiënt beheren van projecten. Elk project bestaat uit een reeks taken die uiteindelijk leiden tot één groot (organisatie) doel. Kenmerkend voor projecten is dat ze vaak begrensd zijn door drie factoren: de tijd, mankracht en middelen die je nodig hebt om het doel te behalen. Je werkt dus binnen een bepaald tijdsframe, met een team collega’s aan verschillende taken middels diverse middelen.
✅ De beste online tools
✅ Vergelijk eenvoudige de beste online project management tools
Vergelijk verschillende tools »
Aan de hand van deze factoren gaat een project altijd door een aantal fases heen. Vaak hebben deze fases hun eigen valkuilen, afhankelijkheden, deadlines en stakeholders. Je bent dus bij een project altijd afhankelijk van verschillende (externe) factoren. Dit kan soms leiden tot de nodige miscommunicaties, overvolle planningen en chaotische toestanden. Juist daarom is een goede planning, organisatie en controle over het project essentieel.
Elke projectmanager kan beamen dat online project management tools noodzakelijk zijn voor het goed managen van een project. Maar welke project management tools zijn het meest geschikt? Wij bieden een overview van verschillende project management tools online die het project management makkelijker kunnen maken.
In dit artikel bespreken we de volgende onderwerpen:
Wil je direct beginnen met de verschillende online projectmanagement tools vergelijken? Begin dan direct met online projectmanagement!
Wat is project management?
Laten we allereerst even kijken naar het begrip project management. Zoals we net al even kort benoemde bestaat project management vooral uit het plannen, organiseren en controleren van een bepaald project. Als je aan veel verschillende projecten hebt gewerkt, dan weet je inmiddels al dat projecten van nature chaotisch zijn. Het doel van project management is om deze chaos te structureren. Dit doe je bijvoorbeeld door het planmatig beheren en het begeleiden van een project.
Vaak wordt er hiervoor een projectmanager aangewezen. Het wordt zijn of haar verantwoordelijkheid om het project zoveel mogelijk in goede banen te leiden. De taken die daarbij horen zijn het beheren van de algemene planning, de strategie en de uitvoering. Vaak wordt dit inzichtelijk gemaakt een bijgehouden met online project management tools.
Lees hier ons artikel over wat projectmanagement is.
Waarom een online management tool?
De algemene planning en de uitvoering ligt dus in de handen van een project manager. Maar ook voor het team moet deze kennis beschikbaar gesteld worden. Dit zorgt ervoor dat iedereen voortdurend up to date is met de voortgang van het project en zijn of haar taken. De projectmanager managet de middelen en mankracht en hoe deze verdeeld worden over de verschillende fases van het project.
Zo kunnen de doelen binnen de bepaalde tijdsframe worden behaald. Het team heeft daarvoor een inzichtelijke en overzichtelijke planning nodig. Vaak is de beste oplossing om het project management online in te richten.
Kiezen voor online project management
Daarom kiest men vaak voor online project management tools. Eigenlijk wordt dit ook wel een trend onder project managers genoemd. Vaak gaat wordt er een app, een softwareapplicatie of een website gebruikt als online project management tool. Met deze manier van werken wordt het project digitaal beheert en is het voor iedere participant direct inzichtelijk en toegankelijk.
Project management online is niet alleen fijn voor de digital nomads en thuiswerkers, maar brengt ook veel voordelen voor de hele organisatie en medewerkers. Door één blik op de online project management tool te werpen direct weet iedereen direct waar hij of zij aan toe is.
De voordelen van een online management tool
Het werken met online project management tools kent vele voordelen. Om er een paar op te noemen, kun je denken aan bijvoorbeeld hogere productiviteit, hogere betrouwbaarheid en vaak betere samenwerking tussen teams. Dit komt onder andere doordat project management tools online meer toegankelijkheid en transparantie bieden. Iedereen heeft namelijk toegang tot dezelfde bestanden en kennis.
Dit stimuleer je ook door gebruik te maken van een Cloud applicatie of Drive. Beiden zijn belangrijke eigenschappen van online project management tool. Via Cloud computing en door gebruik maken van cloud tools, werk je in plaats van op je eigen computer via het internet of via een netwerk op servers. Zo wordt de infrastructuur waar je op werkt altijd en overal toegankelijk voor iedereen.
Door deze te integreren met je online project management platform, of de online app daarvan, kun je altijd, waar je je ook bevindt of met welk toestel je ook werkt, toegang krijgen tot je bestanden. En dit geldt ook voor je team! Zo bespaar je tijd en kosten omdat je niet meer eindeloos hoeft te bellen en te mailen. Ook zul je zien dat de productiviteit aanzienlijk gaat stijgen; iedereen weet altijd en overal wat hen te doen staat.
Via software of een App?
Voor project management tools online sta je vaak voor de keuze of je via een software of via een online app je project wil beheren. De geselecteerde tools brengen hier verschillende mogelijkheden in. In ons overview bespreken we tools die zowel te downloaden zijn als applicatie of die te gebruiken zijn als software. Bovendien zijn sommige tools te implementeren op diverse fronten binnen jouw organisatie. Het is dus maar net wat het beste past binnen jouw organisatie, team of project.
Proefperiode en prijzen
Omdat online project management tools verschillende functionaliteiten en integraties kunnen hebben, zul je merken dat er veel verschil kan zitten in de prijzen en proefperiodes die de tools aanbieden. Zo worden er gratis project management tools aangeboden, maar ook tools met een wat groter prijskaartje. Ook kan dit afhangen van grootte je team of organisatie en van welke functionaliteiten je gebruik wil gaan maken om je project digitaal te beheren.
Wat zijn de beste online project management tools?
Eigenlijk is het lastig om te zeggen wat nou echt de beste online project management tool is. Elk project is namelijk anders. Projectmanagers en teams hebben vaak hun eigen voorkeuren en manier om een project in te richten. Dit kan dus erg verschillen per organisatie of team. Sommige teams werken het liefst volgens de SCRUM-methode, in hele kleine – of juist grote teams, met een weekplanning, agile of juist per improvisatie. Voor elk project, organisatie of team kan een project management tool dus een andere functie, maar ook andere voordelen hebben.
Om het inzichtelijk te maken hebben we een overzicht gecreëerd van een aantal project management tools online, die het managen van een project makkelijker kunnen maken.
Online projectmanagement tools op een rijtje
Asana
Asana is een web en mobiele applicatie, waar je werkzaamheden en taken binnen een organisatie kan verdelen en centraliseren in één takenlijst. Het overzicht van alle taken, met de bijbehorende discussies en statussen bieden en goed overzicht van het project en versoepelt de samenwerking tussen teamleden. Met Asana als centrale online project management tool heeft iedereen altijd toegang tot de juiste informatie. Zo tilt werken met Asana voortgangsrapportages en vergadering naar een hoger niveau, omdat de de basale statusinformatie en discussie al inzichtelijk is. Wil je werken met Asana als online project management tool? Dan betaal je tussen de €10,99, €24,99 of je kunt een pakket op maat samenstellen.
Monday
Met Monday wordt alle communicatie binnen het team gecentraliseerd en de workflow wordt direct zichtbaar voor alle teamleden. In Monday heb je toegang tot meer dan 200 sjablonen en 20+ kolomtypen, om je project ook visueel inzichtelijk in te richten. Monday kun je ook downloaden als applicatie op iOS en Android, erg handig als je vaak on-the-go werkt. Het grote voordeel van werken met Monday is de mogelijkheid om (privé) sub-boorden, en een extraatje voor de SCRUM-teams is de extensie in Monday om sprints en een spring planning op te zetten. Voor Monday als online project management tool betaal je tussen de €8 en €16 euro. Dit hangt af van de grote van je team en van welke automatiseren of integraties je gebruik wil maken.
AFAS
AFAS biedt een online project management tool én projectadministratie in één. Van de planning tot projectdossiers, en van de urenregistratie tot facturatie, middels de AFAs software is alles mogelijk. Met deze projectmanagement software staat alle data overzichtelijk bij elkaar. En niet alleen dat: je doet je boekhouding ook in hetzelfde softwarepakket. De projectadministratie-software van AFAS maakt namelijk deel uit van het AFAS ERP-systeem. Tevens kunnen verschillende teams werken aan verschillende projecten binnen AFAS. Met het handige dashboard wordt alles overzichtelijk en centraal gemaakt. Benieuwd? Voor de prijzen van AFAS dien je een afspraak te maken met AFAS. Deze kun je inplannen via de website.
Teamleader
Onder projectmanagers met een gedetailleerd budget en veel externe klanten of opdrachtgevers is Teamleader een zeer geliefde applicatie. Niet alleen maakt Teamleader offertes en urenregistratie inzichtelijk, maar met hun ‘werkveld’ extensie maak je vanuit een offerte gemakkelijk een project aan om deze zorgvuldig op te volgen. Met deze applicatie bepaal je de deadlines, groepeer je taken en lever je het project op tijd aan. Zo zorg je ervoor dat je binnen budget blijft, zónder je winstmarge uit het oog te verliezen dankzij glasheldere project cijfers. De prijzen van Teamleader liggen iets hoger, omdat deze tool meer functionaliteiten biedt dan alleen project management. Zo betaal je tussen de €50 per maand en €80 per maand. Bovendien betaal je per extra gebruiker tussen de €25 en €30 per maand extra.
Wrike
Via Wrike werk je op een desktop of applicatie (beschikbaar op iOS en Android). In Wrike werk je eigenlijk altijd in twee vensters: projecten en deeltaken. Beide zijn te voorzien van commentaren, discussies, extra bestanden en een toegewezen persoon. Ook kun je specifieke taken aan elkaar linken. Bovendien maakt Wrike het eenvoudig om statussen van projecten bij te houden, zo kun je bijvoorbeeld een taak slepen uit ‘to-do’ naar ‘done’. Daarnaast zijn er mogelijkheden om Wrike via de SCRUM-wijze in te richten. Een ander groot voordeel aan werken met Wrike is dat het eenvoudig wordt om prioriteiten te stellen en de prioriteiten van andere team members in te zien. Werken met Wrike geeft iedereen inzicht in de voortgang van het project en draagt daardoor bij aan de productiviteit en de samenwerking tussen teams.
Direct beginnen met online projectmanagement tools?
Ben je na het lezen van dit artikel benieuwd wat online projectmanagement kan betekenen voor jouw project? Klik dan verder naar de volgende website!
Geef een reactie
Je moet inloggen om een reactie te kunnen plaatsen.