Wat is urenregistratie?

Onder urenregistratie verstaan we het registreren van uren van werknemers die aanwezig zijn en/of hoeveel tijd zij aan een bepaalde taak besteden. 

Urenregistratie kan allerlei methodes omvatten waarop organisaties de werktijden van werknemers op uurbasis registreren en ervoor zorgen dat die werknemers nauwkeurig worden gecompenseerd voor hun tijd.

Binnen de urenregistratie vallen ook aanwezigheid en gewerkte uren, opgebouwde vakantiedagen of uren, factureerbare uren en planning.

We kunnen tijds- of urenregistratie in 3 categorieën verdelen:

• Tijdinvoer
• Goedkeuring
• Rapportage 

Invoer

Tijdinvoer is het proces waarmee een werkgever de begintijden, eindtijden en eventuele pauzes van werknemers registreert die al dan niet zijn opgenomen in het arbeidscontract van de werknemer. Deze registratie van gewerkte uren kan worden vastgelegd op een fysiek document, of digitaal zoals in een spreadsheet of via online urenregistratie software.

In- en uitklokken

Tijdinvoer wordt vaak “in- en uitklokken” of “in- en uitprikken” genoemd. Dit laatste verwijst naar het “ponskaartsysteem” en de flinke mep op de knop op een fysieke klok die de tijd op een papieren prikkaart stempelt. De prikklok werd rond 1850 uitgevonden. Dit systeem was met name in de jaren 20 tot aan de jaren 80 vooral populair in productie- en assemblagefabrieken. Maar ook werd dit systeem in Nederland op grote kantoren en in bepaalde winkels gebruikt. 

In de meeste fabrieken werden de prikklokken vervangen door urenregistratiesystemen die werken met behulp van een computer. Bij deze systemen moet de werknemer een nummer invoeren, een magneetkaart of badge bij het apparaat houden, of een vingerafdruk maken, waarna de computer het id van het personeelslid en het tijdstip vastlegt.

Op de meeste kantoren kwamen er systemen waarbij de werknemer zelf de gewerkte uren in moet voeren in de computer, waarna deze uitrekent hoeveel uren deze in totaal heeft gewerkt in de betreffende week. Welke manier er ook gebruikt word, we hebben het in het algemeen nog steeds over “inklokken” hoewel het natuurlijk allang geen inklok-machine is maar een online urenregistratie software die het in- en uitklokken afhandelt. 

Goedkeuring

In de meeste MKB bedrijven beoordeelt een manager de opgegeven gewerkte uren van werknemers om te verifiëren dat ze correct zijn, waarna HR of de software het totale aantal gewerkte uren berekent, samen met eventuele overuren.

Veel online urenregistratie software systemen gebruiken een unieke identificatiecode om een ​​werknemer in en uit te klokken. In de meeste supermarkten bijvoorbeeld zijn de urenregistratiefuncties in het kassasysteem ingebouwd. Ze registreren de eerste keer dat er ingelogd word en het uitloggen aan het einde van de dag als urenregistratie en om systeemtoegang te verlenen.

In zowel elektronische als handmatige systemen worden de tijden van de dag die door het systeem worden geregistreerd, (vaak “time stamps” of inlogmomenten genoemd), en de registratie van de tijdstempels van een werknemer wordt bijgehouden in een urenstaat.

Rapportage

Alleen het registreren van de gewerkte uren is niet voldoende. Het is belangrijk dat de vastgelegde gegevens vervolgens op een gestructureerde manier kunnen worden gerapporteerd in de urenregistratie. De verschillende manieren waarop de gegevens worden gegroepeerd, gesorteerd en gefilterd, maken van de verzamelde ruwe gegevens vervolgens gerichte bruikbare informatie.

Urenregistratie in Rompslomp

Waarom is een goede urenregistratie belangrijk?

Verbeterde projectplanning

Mis je wel eens deadlines en opleveringsdata? Als dit regelmatig voorkomt kan het de relatie met de klant danig beïnvloeden.

Voordat je met je team aan de slag gaat om sneller te werken, is het misschien tijd om de tijdschema’s en planningen van het project te bekijken. Misschien ben je te ambitieus met je schema?

Je urenregistratiesoftware zal je meteen vertellen hoeveel uur elke taak van een project in beslag neemt. Als je bepaalde patronen ziet in dezelfde projecttypen of  fasen, moet je misschien je planning aanpassen naar een realistischer tijdsbestek.

Goed overzicht van werk dat je uitbesteed

Wanneer je freelancers of andere aannemers in dienst neemt, moet je hun werklast en gewerkte uren ook goed in de gaten houden. Hiermee zorg je ervoor dat je het budget voor het project er niet doorheen jaagt. 

Laat aannemers en freelancers hetzelfde systeem gebruiken en dezelfde urenstaten invullen als je eigen personeel. Door iedereen een nauwkeurig overzicht van de gewerkte uren bij te laten houden, betaal je alleen voor wat er daadwerkelijk wordt gedaan. Bovendien kun je ook de prestaties van de verschillende aannemers vergelijken, zodat je werk aan de juiste mensen kunt toewijzen.

Koppel de urenregistratie aan je projectmanagement

Met tijdregistratie kunt je alle taken zien die daadwerkelijk bij elk project horen, net als alle middelen die ervoor nodig zijn – van projectcommunicatie en planning tot implementatie, productie en klantenbeheer. Dit zorgt voor een vlottere delegatie binnen je team.

Voordat je een opdracht bevestigd, kunt je ervoor kiezen om prioriteit te geven aan de meest winstgevende klanten en te bepalen welk werk de moeite waard is om aan te nemen. Nadat je de gewerkte uren hebt vastgelegd, kun je een project beter inschatten en ervoor zorgen dat tijdens een project alle kosten in de offertes gedekt zijn, zodat de boekhouding volledig klopt. 

De belangrijkste projecten krijgen prioriteit

Met de meeste online urenregistratiesystemen zoals Rompslomp of Monday kun je de kalender, deadlines, mijlpalen binnen het project en toegewezen teamleden gebruiken om constant dingen aan te passen. Dit stelt je in staat om eenvoudig uren en deadlines te verschuiven voor projecten met hoge prioriteit.

Het team kan dan eenvoudig het geschatte aantal uren voor elke fase van een project zien en precies zien waar dat project in de pijplijn zit. Je hebt zichtbaarheid en ziet in één overzichtelijk systeem waar iedereen verantwoordelijk voor is.

Actueel statusoverzicht

Soms lijkt het er haast op dat, zodra je een opdracht of taak hebt toegewezen, deze ergens in een zwart gat verdwijnt. Met zoveel verschillende mensen die aan verschillende delen van een project werken (of meerdere projecten tegelijk), kan het moeilijk zijn om de status van elke taak te weten wanneer dit nodig is. 

Maar dat is geen enkel probleem als je urenregistratie software hebt. Dan is het een kwestie van inloggen en in één oogopslag ziet je de status van elke afzonderlijke opdracht. Je kunt je dan focussen op een bepaalde afdeling of een bepaald project, en als je urenregistratie zich in de cloud bevindt, kun je zelfs overal ter wereld de uren registreren.

Burn-outs voorkomen

Sommigen zijn er altijd meteen bij om verschillende projecten op zich te nemen, maar als die taken zich opstapelen, realiseren ze zich vaak dat ze te veel op zich hebben genomen. Voor sommige mensen is dit een veel voorkomend probleem. Vaak simpelweg omdat ze graag helpen of mensen steunen en meer ervaring hebben en dus dingen sneller kunnen afwerken of oplossen. 

Door het toegewezen werk in urenregistratie software in de gaten te houden, kun je gemakkelijk zien wie waaraan is toegewezen en aan hoeveel taken elk teamlid werkt. Hiermee kun je voorkomen dat de meer ervaren werknemers overbelast raken en kun je de werkdruk beter balanceren. Je kunt het zien als een manier om een burn-out te zien aankomen en voorkomen nog voordat de werknemer zelf in de stress raakt. 

De gewerkte uren bijhouden tijdens het thuiswerken

Thuis werken wordt steeds normaler voor veel mensen. In 2019 werkte zelfs 39% van de Nederlanders gewoonlijk of incidenteel thuis!

Gelukkig zijn de meeste urenregistratie software systemen hier goed op ingesteld. Bij sommige thuiswerkers is de verleiding om onder het werk toch snel even boodschappen te doen of andere privézaken te regelen wel heel erg groot. Met name de urenregistratie systemen met mobile apps bieden hier een oplossing voor. Niet kan je werkgever gemakkelijk zien hoeveel uur je precies gewerkt hebt thuis. Deze apps werken namelijk met een GPS-functie. Zo kan je werkgever naast zien hoeveel uren je gewerkt hebt, ook direct bekijken waar je deze uren gemaakt hebt

Dit is voor het bedrijf een extra manier om te controleren dat je wel echt bent waar je hoort te zijn. In de app kun je ook verschillende taken zetten en zo aangeven hoeveel uren je nodig had voor een bepaalde taak

Veel apps geven thuiswerkers ook de gelegenheid om inzicht te krijgen in de aanwezigheid van collega’s: is een bepaalde collega nu aan het werk, is hij bereikbaar of neemt hij even pauze? Belangrijk is hierbij dat de privacy gerespecteerd: collega’s zouden bij afwezig bv. nooit de reden van die afwezigheid moeten kunnen inzien.

Urenregistratie bijhouden als ZZP’er

Ook als je geen personeel in dienst hebt is het bijhouden van een goede urenregistratie essentieel als ondernemer. Naast dat het je inzicht geeft in je tijdsbesteding kun je het gebruiken richting klanten of opdrachtgever om je uren te verantwoorden. Dit maakt naar hen toe duidelijk waarvoor zij betalen omdat het duidelijk laat zien wat je wanneer hebt gedaan. 

Goede urenregistratie software biedt ook fiscale voordelen. Je moet namelijk voldoende uren kunnen registreren om aan de belastingdienst te bewijzen dat je echt ondernemer bent en geen hobbyist.

Voor Zzp’ers is er sprake van een minimum urencriterium. Het minimum aantal uren staat op tenminste 1225 uur per jaar. (Of 25 uur per week). Een zzp’er heeft alleen recht op de zelfstandigenaftrek als hij of zij met zijn urenadministratie kan aantonen dat hij deze uren gewerkt heeft. 

Een belangrijk punt is ook dat voor het urencriterium alleen de uren gelden die je, realistisch gezien, voor je onderneming maakt. Dit kan bijvoorbeeld het werven van potentiële klanten zijn, de administratie bijwerken of het volgen van trainingen. Je moet het aannemelijk kunnen maken dat de uren in verhouding staan tot de activiteiten die je verricht.

Als je bijvoorbeeld op jaarbasis 750 uur zou besteden aan het volgens van trainingen, is niet realistisch. Dat is namelijk meer dan de helft van de totale 1.225 uur. Ditzelfde urenvereiste geld ook voor mogelijke startersaftrek en meewerkaftrek.

Het bijhouden van een nauwkeurige urenregistratie is daarom essentieel om je, naast je klanten, ook naar de belastingdienst toe, te kunnen verantwoorden!

Alle uren die je voor je onderneming maakt tellen mee. Als parttime ondernemer kan het soms een uitdaging zijn om aan het minimum aantal uren te komen. Maar je kunt altijd al je indirecte én directe uren registreren. Directe uren zijn het aantal uren dat je declareert aan je klant. Maar ook ieder indirect uur mag geteld worden. Die zijn bv de uren die je steekt in je voorbereiding en onderhoud of verzorging van je product, maar het volgen van cursussen, het werven van klanten en het bedenken en uitwerken van nieuwe ideeën. Ook het opzetten en bijwerken van de website voordat je bedrijf is opgezet of je product is gelanceerd telt mee.

Conclusie: het belang van een goede urenregistratie

Hoe en waaraan je je tijd besteed kan een belangrijk verschil uitmaken tussen jouw bedrijf en de concurrent. Het bedrijf waarvan het personeel en werknemers het meest efficiënt werk voor de laagste heeft de hoogste productie. En de enige manier om dit nauwkeurig bij te houden is door goede urenregistratie.  

Gelukkig hebben we een lange weg afgelegd sinds de mechanische tijdklokken van de industriële revolutie. Je kunt nu één app downloaden om je werk automatisch bij te houden en de urenstaten mee aan te maken. En je kunt zelf duidelijk zien hoe we je je individuele productiviteit kunnen verhogen. Tijdregistratie is niet alleen maar een maatstaf voor winstgevendheid van het bedrijf; het is ook een manier om precies te ontdekken hoe we werken, waar we mee worstelen en hoe we vaak tijd verspillen

Uiteindelijk gaat het bij tijdregistratie om zelfkennis!