Alle ins en outs over declarabele uren & facturabiliteit

Het is misschien niet één van de leukste taken om te verrichten in je bedrijf, maar zeker wel een belangrijke: de urenregistratie. In dit artikel vertellen je alles over declarabele uren, facturatie en het registreren van gemaakte uren.

Als ondernemer besteed je veel tijd aan je bedrijf. Je hebt de ene na de andere opdracht en verricht met liefde deze werkzaamheden voor jouw opdrachtgevers en klanten. Daarnaast houd je je bezig met een tal van andere zaken. Je zet je in voor de marketing, het werven van klanten, scholing en houdt de administratieve werkzaamheden bij. Niet alle uren die je met je onderneming maakt zijn declarabel. Je kunt dus ook niet alle gemaakte uren zomaar door factureren. Onderzoek wijst uit dat zo’n 30% van de uren die je maakt niet declarabel zijn. In dit artikel leer je alles wat er te weten valt over declarabele uren, de facturatie daarvan, het registreren van de uren en het urencriterium.

Powered by SaasCity

Haal het meeste uit je software, Via SaasCity worden zakelijke gebruikers en SaaS-aanbieders geïnformeerd, geadviseerd en verbonden met elkaar.

Ga naar SaasCity

Wat zijn declarabele uren?

De declarabele uren zijn de uren die je maakt in opdracht van de klant. Vaak maak je deze uren in overleg of op afspraak voor je opdrachtgever of klant. Je verricht dan enkel de werkzaamheden waarvoor je bent aangenomen. Later bereken je deze uren aan de klant middels een factuur en binnen de afgesproken betalingstermijn krijg je hiervoor uitbetaald. Oftewel: je omzet.  

Zo’n ongeveer 70 tot 80 procent van de uren die je maakt kun je rekenen als declarabele uren. Aan het eind van je opdracht of klus zijn dit de factureerbare uren.  Werk je fulltime of ben je een ondernemer met personeel? Dan zou dit percentage waarschijnlijk wat hoger uitvallen. Je moet dan denken aan 90 tot 95 procent declarabele uren. 

De niet factureerbare uren

Naast de facturabele uren, zijn er ook uren die je wel hebt gemaakt, maar niet uitbetaald krijgt. Dat zijn de niet declarabele uren, of de indirecte uren. Zo worden ze genoemd omdat deze uren niet direct bijdragen aan de omzet. Toch zijn ze onmisbaar voor iedere onderneming. Voorbeelden van indirecte uren zijn: 

• Je reistijd 
• Het volgen van cursussen
• Inlezen in opdrachten
Boekhouden en administratief
• Website en social media beheer
• Marketing
• Acquisitie 
• Netwerken

Rompslomp.nl Rompslomp.nl

Een aantal jaar geleden hebben de oprichters van Rompslomp het zelf ervaren: ondernemen kan soms een rompslomp zijn. Vanuit deze ervaring is Rompslomp begonnen, met oog op freelancers en zzp'ers.

Pros:
  • 30 dagen gratis proefabonnement
  • Overzichtelijke rapportages
  • Regel gemakkelijk facturen en offertes
  • Btw-aangifte is snel geregeld
  • Inclusief uren & rittenregistratie
Cijfer:
4.0

Eigenlijk maakt iedere ondernemer zich druk met een of meerdere van deze zaken. Toch tellen deze uren niet mee als factureerbare uren, en worden ze dus bestempeld als niet declarabel.  Vaak wordt daarom gedacht dat je als ondernemer geen profijt zult beleven aan de niet declarabele uren. Dit is echter niet zo. De uren die je besteed aan marketingactiviteiten, acquisitie en scholing leveren een belangrijke brandstof voor je bedrijf. Zo ga je jezelf namelijk onderscheiden van de concurrentie, je gaat meer klanten bereiken, kunt sneller doelen behalen én zet jezelf op de kaart als ondernemer.  Zonder deze activiteiten zal het moeilijk worden om als ondernemer voort te bestaan. 

Het urencriterium 

Hoewel je indirecte uren niet facturabel zijn, is het wel belangrijk om deze uren goed te registreren in een urenadministratie. Want als ZZP’er deal je niet alleen met declarabele en factureerbare uren die goed moeten worden bijgehouden, maar je moet ook voldoen aan het urencriterium. Pas als je als ondernemer voldoet aan het urencriterium, kun je beroep doen op de fiscale voordelen van het ondernemerschap, zoals de aftrekposten.

Als je hiervoor in aanmerking wil komen, moet je per jaar minimaal 1225 uur aan je onderneming gewerkt hebben. Vanaf de 1225 gewerkte uren, vindt de Belastingdienst dat jij een volwaardige onderneming bent. Daarom kun je beroep doen op de voordelen van het ondernemerschap. Let wel: de niet declarabele uren tellen dan wel niet mee voor de facturatie, maar wél voor het urencriterium. Zelfs als je pas net bent begonnen, dan kun je de niet declarabele uren meetellen. Dit zijn namelijk ook de uren die je hebt besteed aan de voorbereiding van je onderneming. Denk hierbij aan marketing, opzetten van een website of social media kanalen maar ook de stappen die bent ondergaan om je onderneming KvK te registreren. 

Powered by SaasCity

Haal het meeste uit je software, Via SaasCity worden zakelijke gebruikers en SaaS-aanbieders geïnformeerd, geadviseerd en verbonden met elkaar.

Ga naar SaasCity

Versoepeling urencriterium corona

Ben je ondernemer tussen 2020 en 2021? En heb je door de corona crisis minder uren kunnen maken dan de 1225 norm? Dan kun je tijdelijk beroep doen op de versoepeling van de belastingdienst. Tijdens de corona pandemie mag je er als ondernemer vanuit gaan dat je minstens 24 uur per week aan je onderneming hebt besteed. Ook als dit daadwerkelijk niet het geval is geweest. 

Urenregistratie als ZZP’er

Als ZZP’er ben je dus veel bezig met het bijhouden van je gewerkte uren. Niet een al te leuke bezigheid, zo zullen veel ondernemers stellen. Je moet goed het onderscheid houden tussen de niet declarabele uren en de facturabele uren en dient een jaaroverzicht te hebben om te zien of je wel voldoet aan het urencriterium. Dit soort zaken houd je het beste bij in de urenadministratie. Dit is als ZZP’er niet verplicht, maar wel handig. Zo creëer je een duidelijk overzicht van alle uren die je in je onderneming steekt. Vanuit hier kun je gemakkelijker facturen opzetten en heb je een goed overzicht voor de urenverantwoording richting klanten. Bovendien helpt het je ook om een kostprijs of een uurtarief te bepalen. 

Het factureren van de uren

Nu je de urenadministratie hebt gedaan en het onderscheid gemaakt hebt in de directe en indirecte uren, is het tijd voor de volgende stap: de facturatie. Je gaat de declarabele uren factureren aan je opdrachtgever of klant. Je doet dit als de opdracht is afgerond om zo uitbetaald te worden voor de goederen of diensten die jij hebt geleverd. Hoe de factuur eruit komt te zien, dat is aan jou.  Er is hier geen vast stramien voor. Je kan uiteraard wel een template downloaden of er zelf creatief mee aan de slag gaan. Let wel op, want in Nederland zijn er een aantal wettelijke voorwaarden voor het opstellen van zo’n factuur. Voor het correct factureren van je declarabele uren moet je de volgende gegevens vermelden:

Contactgegevens. Hiermee bedoelt de Belastingdienst jouw volledige naam en de volledige naam van je opdrachtgever. Je vermeldt je juridische naam óf de handelsnaam, zoals je bij de KvK staat geregistreerd. Ook dien je je volledige adres en die van je opdrachtgever te vermelden onder de contactgegevens.

Btw-nummer. Tijdens het opzetten van je onderneming heb je van de Belastingdienst een wettelijk Btw-nummer gekregen. Ook deze vermeld je op de factuur. Het btw-nummer geeft aan dat je omzetbelasting moet rekenen over de door jou uitgevoerde werkzaamheden.

Kvk-nummer. Na je KvK-registratie krijg je een eigen KvK nummer. Dit KvK nummer moet je op elke facturatie vermelden.

Datum. Elke factuur wordt voorzien van de data van de dag waarop de facturatie is aangemaakt.

Betalingstermijn. Naast de data vermeld je ook de betalingstermijn. De meest gangbare termijn is 30 dagen. Dit is ook de betalingstermijn dat automatisch wordt gehanteerd als je geen betalingstermijn op je factuur vermeldt. Als er sprake is van een vooruitbetaling moet dit uiteraard ook op de factuur vermeld worden

Volgnummer. Elke facturatie wordt voorzien van een uniek volgnummer. Hoe je deze ordent, is aan jou. Het wordt aangeraden om hier zelf een handig systeem voor te bedenken, zoals 01, 02, en 03. Wel moeten de volgnummers op elkaar aansluiten. Je kan dus niet van factuur 02 naar 05 springen.

Specificatie goederen en diensten. Noteer op de factuur welke goederen en diensten er zijn geleverd. 

Btw. Als laatste bereken je het btw-bedrag en vermeld je het btw-tarief. 

e-Boekhouden.nl e-Boekhouden.nl

Eenvoudig online boekhouden, factureren en uren registreren doe je met e-Boekhouden.nl. De eerste 15 maanden van je onderneming is e-Boekhouden.nl volledig gratis!

Pros:
  • Maak gemakkelijk facturen en offertes
  • Inclusief ondersteuning per telefoon of e-mail
  • Komt met handige koppelingen
  • Eerste 15 maanden gratis
  • Erkend door de belastingdienst
Cijfer:
5.0

Urenregistratie tools

Om een beter overzicht te creëren tussen de factureerbare uren en de niet declarabele uren, kun je gebruik maken van een urenregistratie tool. Een paar handige tools om mee te beginnen zijn:

Fiscus.nl

Fiscus.nl is een boekhoudingplatform speciaal voor ZZP’ers.  Voor een redelijke prijs maak je gebruik van de tool waarin je alle inkomsten, uitgaven en uren van je onderneming worden bijgehouden. Bovendien zijn er tal andere functionaliteiten binnen het platform, zoals bijvoorbeeld automatische Btw-aangiften, kilometerregistratie en facturen kunnen automatisch worden opgezet en geëxporteerd vanuit het platform.

e-Boekhouden

Ook populair onder ZZP’ers is het e-Boekhouden platform. Het platform is opgezet voor ondernemers, door ondernemers. Het weet dus precies welke functionaliteiten jij nodig hebt voor een overzichtelijke urenadministratie. Bovendien is e-Boekhouden voor startende ondernemers gratis! 

Rompslomp

Rompslomp is een zeer gebruikersvriendelijke urenadministratie tool. Ze beloven zelfs de urenadministratie leuk te kunnen maken middels de diensten en functionaliteiten die de tool te bieden heeft. Het grote voordeel aan Rompslomp is dat je je niet meer hoeft bezig te houden met grootboekrekeningen en andere boekhoudtermen. Dat doen zij voor je.

Conclusie 

Als ondernemer wordt het aangeraden om een goede urenadministratie bij te houden. Hoewel het niet verplicht is, pluk je er als ondernemer de vruchten van als je dit vanaf de start van je onderneming bijhoudt. Om het bijhouden van de uren wat makkelijker te maken, kan je gebruik maken van een urenadministratie tool. Daarin creëer je een duidelijk overzicht tussen de directe en indirecte uren die je hebt besteed over een bepaalde periode. Vanuit daar kun je gemakkelijk facturen opzetten, zonder dat je moet terugrekenen welke uren er wel of niet declarabel zijn. Bovendien bieden veel tools de optie voor automatische facturatie. Zo wordt ondernemen makkelijker, en heb jij weer tijd om te doen waar jij goed in bent. 

We hebben ook een artikel geschreven over Top 10 Project Management Tools!

Direct beginnen met het gebruiken van urenregistratie?

Ben je na het lezen van dit artikel benieuwd wat goede urenadministratie kan doen voor jouw onderneming? Bekijk dan hieronder onze favoriete tools voor projectmanagement en urenregistratie.

e-Boekhouden.nl e-Boekhouden.nl

Eenvoudig online boekhouden, factureren en uren registreren doe je met e-Boekhouden.nl. De eerste 15 maanden van je onderneming is e-Boekhouden.nl volledig gratis!

Cijfer:
5.0
Pros:
  • Gemakkelijk factureren en uren registreren
  • Inclusief ondersteuning per telefoon of e-mail
  • Komt met handige koppelingen
  • Regel je complete boekhouding
Exact Exact

Onze boekhoudrobot neemt je administratieve werk uit handen en leert van jouw eerder gemaakte keuzes. No hands accounting noemen we dat.

Cijfer:
3.0
Pros:
  • Keuze uit verschillende pakketten
  • 30 dagen gratis demo
  • Koppel makkelijk 220+ handige apps
  • De keuze van ruim 9000 accounts
Gripp Gripp

Gripp is hét alles-in-één pakket wat het overzicht weer terugbrengt in jouw organisatie. Of het nu gaat om die perfecte offertes met een druk op de knop, het overzicht van wie wat aan het doen is, of het strakke debiteurenbeheer: het kan allemaal met Gripp.

Pros:
  • Meer dan 1500 tevreden klanten
  • Jarenlange ervaring
  • Korting vanaf 4 gebruikers
Cijfer:
4.0
Lasso Brag
Home » Gewerkte uren bijhouden in 2021 | Urenregistratie software » Declarabele uren & facturabiliteit: alle ins en outs!

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *