Urenregistratie in Excel voor MKB / ZZP
Een onderneming is maar zo succesvol als de tijd en energie die erin geïnvesteerd wordt. Dit geldt met name voor het personeel van je bedrijf. Deze zijn op basis van hun expertise aangenomen en het is van groot belang om de + 40 uur werktijd per week, die iedere werknemer per week aan het bedrijf geeft, optimaal te benutten.
Ook als zelfstandige of Zzp’er is het goed bijhouden van de gewerkte uren van vitaal belang voor het duidelijk en toegankelijk houden van alle tijd die je in een project of opdracht hebt gestoken. Je hebt deze gegevens later nodig voor HR en salarisadministratie, klantenfacturering, belastingdienst, en voor de statusupdates van projecten voor klanten
Powered By:
Voordelen van het gebruik van Excel voor urenregistratie
Je kunt een groot aantal variabelen aanpassen met behulp van ‘if-then’-formules en specifieke macro’s, waardoor je de exacte gegevens ophaalt die nodig hebt
Alle informatie worden weergegeven binnen een bekende en overzichtelijke tabelvorm
Handig als je een consistent uurtarief hebt
Ideaal voor kleine projecten en evenementen met beperkte urenregistratievereisten
Alle gegevens worden lokaal opgeslagen op binnen het bedrijfsnetwerk
De gegevens zijn altijd binnen handbereik (als je op kantoor bent tenminste)
Het kopiëren van gegevens naar andere spreadsheets of systemen is eenvoudig
Dit is eigenlijk waarvoor Excel oorspronkelijk is ontwikkeld. Excel was het eerste gebruiksvriendelijke programma voor het opmaken en presenteren van datarapporten
Nadelen van het gebruiken van Excel voor de urenadministratie
Als de gegevens eenmaal zijn overschreven en de wijzigingen zijn opgeslagen, is het bijna onmogelijk om gegevens te herstellen zonder een uitgebreide wijzigingsgeschiedenis. En probeer er maar eens achter te komen in welk veld er nu een tekentje ontbreekt waardoor de meeste formules nu ineens niet meer kloppen
Onjuiste berekeningen waarbij een getal ontbreekt, slordige rekenfouten of onjuiste formules. De vele verschillende manier waarop er iets mis kan gaan binnen Excel zijn net zo legio als de mogelijkheden
CRTL-Z is een handige optie, maar die maakt geen fouten in een formule ongedaan die er weken geleden al ingeslopen zijn. Een systeem dat automatisch wijzigingen bijhoudt en registreert door wie ze zijn gemaakt, bespaart kostbare tijd bij het oplossen dit soort problemen. Anders kan het weken duren voordat een eenmalige registratiefout wordt ontdekt
Bij het gebruik van Excel voor tijdregistratie zien we vaak dat uren wekelijks of maandelijks in het systeem gezet worden. Vaak worden daarbij uren vergeten of juist te ruim afgerond. Een systeem waarbij je uren automatisch worden bijgehouden vanaf het moment dat je inlogt, heb je dit probleem niet. Met als gevolg dat de werknemer geen uren misloopt en de werkgever de juiste uren naar de klant toe factureert
Triest maar waar. Vaak zijn verwijderde bestanden op het bedrijfsnetwerk maar moeilijk te herstellen, waardoor het verwijderen desastreuzer wordt. Bent je echt bereid om al deze belangrijke gegevens in één bestand achter te laten – dat met een simpele druk op de knop kan worden gewist?
Het aanpassen van kolommen en cellen is moeilijk als het project verandert of als urenregistraties moeten worden aangepast of herschreven. Het resultaat kan zijn dat de projectplanning in Excel gebaseerd is op correcte data, maar hierbinnen de wijzigingen in onderliggende taken of budgetten, moeilijk te managen zijn vanwege onderling afhankelijke formules
Ironisch genoeg stoppen de meeste bedrijven met Excel om deze reden waarom ze er mee begonnen zijn. De ingevoerde data moet goed georganiseerd en geanalyseerd worden. Maar waar urenregistratie software je allerlei mogelijkheden en statistieken laat zien waar je zelf nog niet eens aan gedacht had ben je bij Excel beperkt door je eigen kennis van formules en templates
Wie heeft toegang tot welke gegevens? Ja, je kunt je Excelbestanden met een wachtwoord beveiligen of de hoofdspreadsheet op een andere locatie opslaan. De gegevens zijn echter nog steeds kwetsbaar, en kunnen met één druk op de knop verwijderd worden. Bedrijfssystemen bieden gebruikersrechtenbeheer, zodat projectmanagers alleen toegang hebben tot de functies die ze nodig hebben
Is Excel een goede oplossing voor jouw bedrijf?
Voor projecten waarbij meerdere medewerkers informatie moeten invoeren en goedkeuren, is Excel geen ideale oplossing. Dit geldt met name voor het bijhouden van tijd, waar Excel’s gebrek aan een mobiele app, beperkte rapportage en het niet-bestaande goedkeuringsproces samen zorgen voor een ineffectieve oplossing voor urenregistratie.
Excel is uiterst beperkt in wat het kan doen. Je moet alle informatie handmatig invoeren, waardoor de kans op fouten groter wordt en werknemers eraan herinnerd moeten worden dat ze elke dag hun tabbladen moeten invullen. Je kunt geen automatische goedkeuringen instellen, het heeft weinig analytische functies en de gegevens zijn vaak niet (meer) actueel. Dit maakt het moeilijk om een Excel-urenstaat up-to-date te houden, en deze ellende wordt nog verergerd door het feit dat als je team hetzelfde blad gebruikt om alle gegevens te loggen, terwijl er maar één persoon tegelijk aan kan werken. Daarnaast moet je de urenstaten één voor één cel per cel invullen en heb je geen opties voor automatische tracking.
Onze top partners
Eenvoudig online boekhouden, factureren en uren registreren doe je met e-Boekhouden.nl. De eerste 15 maanden van je onderneming is e-Boekhouden.nl volledig gratis!
- Gemakkelijk factureren en uren registreren
- Inclusief ondersteuning per telefoon of e-mail
- Komt met handige koppelingen
- Regel je complete boekhouding
Onze boekhoudrobot neemt je administratieve werk uit handen en leert van jouw eerder gemaakte keuzes. No hands accounting noemen we dat.
- Keuze uit verschillende pakketten
- 30 dagen gratis demo
- Koppel makkelijk 220+ handige apps
- De keuze van ruim 9000 accounts
Gripp is hét alles-in-één pakket wat het overzicht weer terugbrengt in jouw organisatie. Of het nu gaat om die perfecte offertes met een druk op de knop, het overzicht van wie wat aan het doen is, of het strakke debiteurenbeheer: het kan allemaal met Gripp.
- Meer dan 1500 tevreden klanten
- Jarenlange ervaring
- Korting vanaf 4 gebruikers
Wij helpen je graag op weg
Conclusie: het aanbod in bedrijfssoftware is groot. Dit lijkt heel praktisch, maar in de praktijk blijkt dit voordeel ook meteen een nadeel. Veel bedrijven ervaren het grote aanbod juist als struikelblok voor het maken van een overwogen keuze voor bedrijfssoftware. Wij helpen je daarom om deze keuze wat eenvoudiger te maken. Zo kun je oriënteren, pakketten vergelijken en reviews lezen, waarmee je de beste keuze kunt maken.
Wij zijn als website aan geen enkele aanbieder verbonden. We streven er dan ook naar om je van de meest objectieve informatie te voorzien zonder je te willen beïnvloeden bij je keuze, maar wel om je te helpen bij het maken van deze beslissing. Ben je op zoek naar specifieke informatie, heb je aanvullingen op deze informatie of heb je andere suggesties?
