✅ Online vs offline boekhouden
✅ Best practices voor jouw boekhouding
✅ Vergelijk eenvoudige de beste online boekhoudtools
Lees alles over de urenstaat in Excel
Binnen veel organisaties is het aan de orde van de dag: een lastig of verouderd urenadministratie systeem. Als werkgever ben je nu eenmaal verplicht de Arbeidstijdenwet na te leven en de arbeids- en rusttijden van werknemers te registreren. Werkgevers besteden gemiddeld altijd nog veel tijd aan het nauwkeurig bijhouden van de gewerkte uren. Maar door verouderde methodes, zoals de uren bijhouden op papieren notities of via agenda’s, wordt de urenadministratie een extra tijdrovend en vervelend klusje.
Voor de meeste bedrijven zit het grootste voordeel van Excel simpelweg in het feit dat het meteen beschikbaar is. Het staat op de meeste bedrijfslaptops al voorgeïnstalleerd, dus waarom zou je het niet gebruiken?
Veel werkgevers kiezen om die reden alleen al voor het bijhouden van de urenstaat in Excel, bijvoorbeeld via een template. Een template maakt het opmaken van een standaard urenregistratiesysteem erg eenvoudig. Maar als je deze gaat aanpassen op bijvoorbeeld het werken met veel verschillende opdrachtgevers, word dit een tijdrovende klus! We zullen in dit artikel dieper op de urenstaat in Excel ingaan aan de hand van een paar praktische voorbeelden.
Inhoud
Urenstaat schrijven in Excel
Gewerkte uren bijhouden is voor veel werknemers én werkgevers dus geen favoriete bezigheid. Je besteedt er veel tijd aan, tijd die je liever productiever had willen inzetten. Maar je urenadministratie doe je niet alleen vanuit verplichting voor de belastingdienst. Een goede urenstaat helpt je ook bij het runnen van je bedrijf.
Om je urenadministratie optimaal te benutten, kun je gebruik maken van een urenregistratie software. Niet alleen wordt het bijhouden van de uren zo een stuk minder tijdrovend, maar je creëert ook een centraal digitaal overzicht, waarin al je bedrijfsprocessen inzichtelijk en altijd toegankelijk worden. Een van de meest gangbare manieren uren digitaal te registreren, is via het bijhouden van de urenstaat in Excel. Excel staat bekend als een eenvoudige en gebruiksvriendelijke software.
Overzicht in de administratie met Excel
Door gebruik te maken van een urenstaat in Excel template hanteer je een efficiëntere manier om de wekelijkse of maandelijkse urenstaat bij te houden. Alle gewerkte uren vind je voortaan terug in één overzicht. Dit zijn ook wel jouw bedrijfsprocessen en die van je medewerkers. Zo krijg je een beter inzicht in de productiviteit binnen jouw bedrijf. Deze informatie kan je benutten. Met dit inzicht kan je strategieën gaan toepassen om de productiviteit binnen de organisatie geleidelijk te verhogen. Dit draagt indirect ook bij aan je winstgevendheid. Naast een eenvoudig administratiesysteem voor je wekelijkse urenstaat, draagt de urenstaat dus ook bij aan het behalen van je organisatie doelen.
Hoe werkt het?
Met de urenstaat in een Excel template, werk je volgens verticale en horizontale kolommen. Kies je voor een wekelijkse urenstaat in Excel? Dan vind je in de verticale kolom vaak de dag van de week terug. Wanneer je deze gaat invullen voor je medewerkers vul je alleen nog de specifieke data in. De horizontale kolom gebruik je voor het invullen van de gewerkte uren.
Je kunt ook kiezen voor een maandelijkse urenstaat excel. Dan gebruik je de verticale kolom voor alle data binnen de maand. De functie van de horizontale kolom blijft hetzelfde. Hoe je de urenstaat in Excel verder invult, is aan jou. Zo kun je bijvoorbeeld ook pauzes noteren, ziektedagen of verlof invullen, of andere toevoegingen maken.
Urenstaat in Excel template
Om de urenstaat in Excel bij te houden, wordt veelal gebruik gemaakt van (gratis) templates. Er zijn er hier zoveel van op de markt dat je soms door de bomen het bos niet meer ziet. Wat moet nu een goede urenstaat in Excel template bevatten om je wekelijkse urenstaat zo efficiënte mogelijk bij te houden? Wij zetten de belangrijkste punten voor je op een rijtje:
• Verticale kolom voor dagen, weken of data van de maand
• Horizontale kolom voor gewerkte uren
• Horizontale kolom voor pauzes
• Specificatie werkzaamheden kolom
• Totaal gewerkte uren formule
• Ruimte voor invullen gegevens werknemer
• Meerdere tabbladen voor de verschillende werknemers
Let dus goed op de bovengenoemde punten wanneer je de urenstaat in Excel gaat bijhouden. Deze manier van werken is eenvoudig, gemakkelijk bij te houden en biedt een totaaloverzicht van alle gewerkte uren per medewerker. Ook als jij werkt als ZZP’er kun je deze urenstaat template gebruiken. Hanteer dan ook deze template, maar voeg wel een extra kolom toe voor de facturabele uren en de niet declarabele uren. Hier heb je later baat bij tijdens opstellen van je factureren.
De urenstaat in Excel – een goede oplossing?
Het grootste voordeel zit dan ook direct in de prijs. Software die je al hebt of met een hoge korting samen met je laptop kunt aanschaffen is immer de goedkoopste oplossing. Als het op de urenregistratie aankomt kleven er ook een aantal belangrijke nadelen aan het gebruiken van Excel:
- Gegevensbeveiliging. Een Excel bestand kan meestal heel makkelijk worden gekopieerd of bewerkt. Je kunt natuurlijk een wachtwoord instellen op een bestand, maar je hebt geen verschillende autorisatie levels of informatie die je binnen het bestand kunt afschermen.
- Templates die niet compatibel zijn. Bedrijven komen vaak in de problemen omdat hun generieke Excel template niet voldoet aan de eisen van de Belastingdienst. In dit geval moet de hele urenregistratie opnieuw gedaan worden of loop je de kans in de problemen te komen met de zelfstandigen- en startersaftrek waar je recht op hebt.
- Bijna onmogelijk op mobiel. Heb je ooit op locatie bij een klant even snel via je mobieltje een Excel-sheet aangepast? Er is een mobile app voor Excel, maar vaak ontbreken de meeste urenregistratie en belangrijkste rapportage functies.
- Ellenlange formules. Als je met meerdere projecten werkt, waarbij elk project is toegewezen aan een tabblad in een hoofdbestand, dan zult je een aantal zeer lange formules in zeer grote bestanden zien. Het probleem hier is dat als je een fout maakt in één formule, die fout in je hele bestand doorloopt, en het opsporen en corrigeren ervan wordt een lang en lastig verhaal.
Gelukkig zijn er tegenwoordig heel veel alternatieven op de markt. Zo kun je verschillende urenregistratie tools al gebruiken vanaf € 5 per maand. Met deze tools ben je minder tijd kwijt aan de urenstaat, maak je koppelingen met je boekhoudprogramma en heb je alle informatie op één plek.
Wil je direct beginnen met een digitale urenregistratie tool? Probeer dan nu gratis Rompslomp
Conclusie
Een goede urenadministratie draagt niet alleen bij aan je boekhouding, het geeft ook inzicht de productiviteit van jezelf of je werknemers en de kosten die je maakt. Door dit goed op orde te hebben in een digitale werkomgeving zorg je voor succesvol urenmanagement. Met dit inzicht kun je je ondernemer naar een hoger niveau tillen en kun je meer tijd besteden aan winstgevende activiteiten. Of je nou werkzaam bent als werkgever of als ZZP’er, door de wekelijkse urenstaat bij te houden, kun je betere offertes aanmaken voor opdrachten of projecten. Je hebt namelijk een veel beter beeld van de productiviteit binnen de onderneming en kunt daarom ook een beter kostenplaatje schetsen.
Excel biedt een aantal goede templates voor ZZP’ers of ondernemers die net zijn begonnen. Groeit je onderneming of wil je graag alle informatie op één plek hebben? Dan kun je beter kiezen voor een betaalde tool.
Als je veel op pad moet voor je klanten dan kan Rompslomp je gemaakte ritten en kilometers bijhouden. De afstanden worden automatisch uitgerekend en je kunt bij thuiskomst direct ritten naar je klant factureren!
Aan het einde van de week of maand verstuur je met één druk op de knop een factuur met alle uren van die periode naar je klant.
Ga van Excel naar Exact! Met Exact kun je de urenregistratie, inkoop, facturatie, CRM en boekhouden binnen één programma houden. Hiermee voorkom je fouten door dubbele invoer.
Exact bied de mogelijkheid om meer dan 370 verschillende zakelijke softwareprogramma’s aan je systeem te koppelen. Geen ander softwarebedrijf levert koppelmogelijkheden op dit niveau!
e-Boekhouden.nl heeft directe koppeling naar de Nederlandse Belastingdienst zodat je aangiftes en BTW veilig vanuit je eigen administratie naar de Belastingdienst stuurt!
Ben je een aankomende starter of beginnende ondernemer? Dan kun je de eerste 15 maanden van je onderneming volledig gratis van het boekhoudprogramma en urenregistratie van e-Boekhouden.nl gebruikmaken!
Alternatieven voor Excel
Kies je er toch liever voor om de urenadministratie overzichtelijk en snel bij te houden via een tool? Probeer Rompslomp dan gratis!
Geef een antwoord
Je moet inloggen om een reactie te kunnen plaatsen.