✅ Nadelen van urenstaten bijhouden op papier
✅ De voordelen van urenstaten digitaal bijhouden
✅ Vergelijk de beste urenregistratie apps
Vergelijk verschillende tools »
Een urenstaat is een fysieke of virtuele tool waarmee je je gewerkte tijd kunt registreren en bijhouden. Dat betekent dat u als werkgever precies kunt zien hoeveel uur elke werknemer heeft gewerkt.
Urenstaten zijn bij velen nog steeds bekend als urenbriefjes of werkbriefjes. Deze werden voor het eerst gebruikt in de 19e eeuw in de vorm van een vel papier waarop taken, werkdagen en werkuren waren geschreven. Medewerkers stempelden ze elke keer dat ze aankwamen of het werk verlieten door tijdklokmachines. Deze waren essentieel bij het bepalen van het loon van een werknemer.
Inhoud
Hoe werkt een urenstaat?
De hele procedure is heel eenvoudig. Werknemers voegen hun exacte werktijd, pauzes of vakantiedagen toe aan elke dag van de week. De gegevens worden vervolgens naar de HR-managers gestuurd of in het geval van softwaretools in het systeem geregistreerd. Tenslotte wordt het toegevoegd aan het archief of krijgt het de goedkeuring van de manager van de medewerkers voordat het wordt opgeslagen.
De meeste bedrijven vertellen precies wanneer en hoe je de urenstaat moet invullen. Hiervoor stellen ze een roosterbeleid op. Deze documenten bevatten de informatie die je nodig hebt, inclusief welke tool je moet gebruiken, hoe je tijd wordt gecontroleerd en wanneer je de urenstaten moet verzenden. Uw bedrijf wil bijvoorbeeld dat je je urenstaat aan het einde van elke dag of aan het einde van een volledige werkweek invult.
Wat is het doel van een urenstaat?
In een werkomgeving worden ze voornamelijk gebruikt voor salarisadministratie, personeelsbeheer en de boekhouding. Urenstaten werken als een database die alle benodigde tijdgegevens bevat zodat werkgevers hun werknemers eerlijk kunnen betalen. Deze vormen ook het bewijs van uw werk dat je je werk hebt verricht, mocht dat niet duidelijk zijn.
Het werkbriefje – de papieren urenstaat
Bij veel bedrijven (bv. uitzendbureaus) zijn urenstaten nog steeds in de papieren versie in gebruik in de vorm van werkbriefjes. Het werkbriefje is een papiertje met daarop de uren vermeld die je gewerkt hebt. Hierop moet de uitzendkracht keer op keer weer zijn eigen informatie invullen: naam, handtekening en datum. En daarnaast het aantal uren per dag of week dat hij/zij gewerkt heeft. Als er iets ontbreekt, is de kans groot dat er niet uitbetaald word. Om deze papieren werkstaat door te sturen word er tegenwoordig meestal een foto van gemaakt met een mobieltje waarna deze per e-mail, als onbeveiligde attachment naar HR of de salarisadministratie word gemaild. Een verrassend groot aantal uitzendbureaus werkt nog steeds met deze omslachtige en privacy gevoelige methode.
Voordelen van het bijhouden van een urenstaat
Beter zicht op de kosten
Door de exacte uren te tellen die aan alle taken zijn besteed, kun je de kosten van het project berekenen, de totale output van alle teamleden zien en nagaan hoeveel resources je nodig hebt.
Meer transparantie binnen de teams
Een van de belangrijkste voordelen van urenstaten is dat het werk eerlijk en gelijk verdeeld word onder de werknemers. In een ideale wereld werkt iedereen 8 uur per werkdag en is iedereen, gedurende de hele dag, even productief. In de praktijk is dat echt nooit zo. We zijn allemaal verschillend en hebben verschilde manier van werken en onze eigen routines.
Maar je voorkomt onnodige spanningen binnen het team als het in het urenregistratiesysteem heel duidelijk blijkt dat het teamlid die het meeste werk heeft verricht een promotie of salarisverhoging krijgt.
In combinatie met andere methoden en tools vergroten urenstaten de transparantie binnen het bedrijf. Vaak kunnen meerdere collega’s zien hoe lang je hebt gewerkt, hoeveel pauzes je hebt genomen en wanneer je een vrije dag opneemt. In het geval van online urenstaten, zoals in projectmanagementtools of urenregistratiesoftware, kunnen projectmanagers zien waaraan iedereen heeft gewerkt en voor hoelang.
Betere verdeling van tijd en middelen binnen een project
Urenstaten zijn uitermate belangrijk bij projectbeheer. Als je weet hoeveel tijd je team aan bepaalde taken besteedt, kunt je problemen opsporen en de manier van werken verbeteren.
Het motiveert om je eigen productiviteit te verbeteren
Medewerkers kunnen zelf ook gebruik maken van de urenstaat om hun productiviteit te verbeteren. Ze kunnen precies zien hoe lang ze over een taak hebben gedaan en kunnen hoe ze efficiënt ze hun tijd besteed hebben op die werkdag of gedurende de maand.
Een goed overzicht van de bedrijfskosten
Managers zien vaak over het hoofd waar het geld naartoe gaat en hoe ze de kosten het beste kunnen verdelen. Als er een goed systeem voor de urenstaten bestaat, kan dit helpen de totale uitgaven te verlagen of te stoppen met het investeren van geld in projecten die niet winstgevend zijn en de besparingen hieruit in meer winstgevende projecten steken.
Grote nadelen van urenstaten bijhouden op papier
Vaak zijn de gegevens onduidelijk of onleesbaar
Salarismedewerkers maken vaak fouten wanneer ze proberen het gekrabbel dat ze tegenkomen op papieren urenstaten te interpreteren.
“Is dat een 1 of een 7?”
“Ik geloof dat de naam op dit briefje Bart Boomsma is, maar het handschrift is zo slordig dat het ook Bert Boonstra kan zijn – naar wie gaan de gewerkte uren?”
Meestal gaat er dan veel tijd verloren aan het opzoeken van gegevens of er worden fouten gemaakt. (“Ik kan dat nummer niet goed lezen maar het lijkt mij een 5”).
Het gebruik van papieren urenstaten veroorzaakt vaak onnodige interpretatiefouten en de kans op menselijke fouten wordt nog weer eens vergroot wanneer uren opnieuw in een salarissysteem worden ingevoerd. Dit kan leiden tot over- of onderschatting van de tijd die werknemers hebben gewerkt, waardoor onnodige problemen en kosten ontstaan.
Papieren urenstaten leiden tot productiviteitsverlies
Stel je eens een salarisadministrateur voor die voortdurend achter werknemers aan moet vangen voor hun urenstaten, vooral op als die op verschillende locaties werken. Of zich blind moet staren om informatie opgeschreven in een onleesbaar handschrift te interpreteren. En dit alles voor vrijdagmiddag zodat deadlines voor de indiening van de salarisadministratie gehaald kunnen worden. Hoe zit het met de extra tijd die het salarisadministratiepersoneel nodig heeft om gewerkte uren in te voeren door de gegevens opnieuw in te voeren in een computerprogramma voor salarisadministratie? Welke andere productieve taken zouden die payrollmedewerkers kunnen doen zonder papieren urenstaten?
We kennen bedrijven waar het salarisadministratiepersoneel vroeger een twee hele dagen werk hadden alleen aan het overzetten van salarisgegevens naar Excel-spreadsheets!
Tijdfraude
Als je er goed over nadenkt zijn papieren urenstaten eigenlijk gebaseerd op goed vertrouwen. Natuurlijk ga je ervan uit dat je werknemers hun uren zelf eerlijk invullen!
Maar tijdfraude is een groeiend probleem. Van alle fraudes binnen Nederlandse bedrijven ging het in 2002 in 15 procent van de gevallen om foutief ingevulde werkbriefjes! Dit heeft verschillende oorzaken. Vaak als de afleidingen op het werk steeds groter worden of als de meeste werknemers thuiswerken, valt de sociale controle volledig weg. Omdat de controle afneemt, neemt het risico op tijdfraude toe. Het is niet altijd zo dat meer werknemers bewust gaan frauderen, maar de omstandigheden laten tijdfraude gewoon beter toe.
Voordelen van het bijhouden van een urenstaat:
✔️Beter zicht op de kosten.✔️Meer transparantie binnen de teams.
✔️ Betere verdeling van tijd en middelen binnen een project.
✔️Het motiveert om je productiviteit te verbeteren.
✔️Je hebt real-time inzage in al je financiële gegevens.
✔️ Een goed overzicht van de bedrijfskosten.
Nadelen van urenstaten bijhouden op papier:
❌ Vaak zijn de gegevens onduidelijk of onleesbaar.❌Papieren urenstaten leiden tot productiviteitsverlies.
❌ Gevoelig voor Tijdfraude.
Papieren urenstaten leiden tot zware verliezen
Door je urenoverzicht op papier bij te houden verlies je niet alleen tijd en productiviteit, maar ook belangrijke informatie die je kunt gebruiken voor verdere projecten. Door alle fouten die kunnen ontstaan tijdens de invoer op papier en later weer in het systeem, heb je vaak onjuiste of ontbrekende informatie. Vaak worden deze uren van papier weer in een simpele spreadsheet gezet waar verder weinig meer mee word gedaan. Dit is waardevolle data die blijft liggen. Deze informatie zou heel goed meegenomen kunnen worden in de planning van toekomstige projecten of om te onderzoeken waar kosten bespaard kunnen worden.
De voordelen van urenstaten digitaal bijhouden
Het koppelen van elektronische urenstaten aan geavanceerd projectbeheer of aan factureringstools kan het werk van managers een stuk makkelijker maken. Deze maken archivering, rapportage en facturering veel eenvoudiger door middel van geautomatiseerde tools en processen.
Met online urenstaten kunt je ook de uren van elke meteen werknemer in realtime zien zonder te hoeven wachten tot de papieren documenten door de HR-afdeling verwerkt zijn. Op deze manier bespaart je veel nutteloze tijd die verspild word als ze van de ene afdeling naar de andere gaan.
Het belangrijkste voordeel van digitale urenstaten is dat ze meestal worden geleverd met een automatische tijdregistratie optie. Hierdoor kunnen medewerkers de exacte uren bijhouden die ze aan specifieke taken of projecten besteden, waardoor het hele tijdregistratieproces eenvoudiger wordt.
De meeste tools zetten je gewerkte uren automatisch om in urenstaten en rapporten. Dit helpt tijd te besparen op organisatorische taken en meer aandacht te besteden aan wat op de lange termijn belangrijk is voor het project.
We hebben hieronder de beste tools om online je urenstaten te organiseren voor je geselecteerd:
De beste urenstaat tools
Werk je veel met tijdelijke uitzendkrachten of seizoensgebonden arbeiders? Met Faceclock maakt het bijhouden van de urenstaten een stuk makkelijker.
FaceClock combineert drie systemen; gezichtsherkenning, urenregistratie en een roostersysteem. Medewerkers scannen zelf met hun mobiele telefoon hun gezicht en zijn direct op locatie ingeklokt. Als manager of werkgever zie je in het live-overzicht de in en uitklok foto’s en weet je een gezicht te koppelen aan een naam.
Ben je een aankomende starter of beginnende ondernemer? Maak dan de eerste 15 maanden van je onderneming volledig gratis gebruik van het boekhoudprogramma en urenregistratie van e-Boekhouden.nl
Je kunt hiermee onbeperkt gratis gebruikers aanmaken en bepalen welke medewerkers uren mogen registeren op welke projecten. Uren kunnen ingevoerd worden in een online systeem, of via de mobiele app.
Rompslomp heeft een unieke virtuele “Schoenendoos”. Bij gemaakte kosten maak je gewoon een foto van je bonnetje. Je stopt deze via de app of via Dropbox direct in de Rompslomp Schoenendoos, waarna het kunt inboeken, op het moment dat jou dat uitkomt.
Via de handige app hou je gemakkelijk de gewerkte uren per klant bij. Aan het einde van de week of maand verstuur je met één druk op de knop een factuur met alle uren van die periode naar je klant.
Exact integreert de urenregistratiesysteem met je boekhouding waardoor je in één oogopslag inzicht krijgt in je inkoop en verkoop én personeelskosten voor elk project.
Je kunt de urenregistratie & facturatie uitbreiden met specifieke tools zoals bankkoppelingen, service management, HR en meer dan dan 370 verschillende zakelijke softwareprogramma’s!
Direct beginnen met een urenstaat?
Bekijk onze andere artikelen over het bijhouden van de urenregistratie of begin gratis met Rompslomp!
Geef een reactie
Je moet inloggen om een reactie te kunnen plaatsen.