Voordelen van het bijhouden van een urenstaat
Door de exacte uren te tellen die aan alle taken zijn besteed, kun je de kosten van het project berekenen, de totale output van alle teamleden zien en nagaan hoeveel resources je nodig hebt.
Urenstaten zijn uitermate belangrijk bij projectbeheer. Als je weet hoeveel tijd je team aan bepaalde taken besteedt, kunt je problemen opsporen en de manier van werken verbeteren.
Managers zien vaak over het hoofd waar het geld naartoe gaat en hoe ze de kosten het beste kunnen verdelen. Als er een goed systeem voor de urenstaten bestaat, kan dit helpen de totale uitgaven te verlagen of te stoppen met het investeren van geld in projecten die niet winstgevend zijn en de besparingen hieruit in meer winstgevende projecten steken
Een van de belangrijkste voordelen van urenstaten is dat het werk eerlijk en gelijk verdeeld word onder de werknemers. In een ideale wereld werkt iedereen 8 uur per werkdag en is iedereen, gedurende de hele dag, even productief. In de praktijk is dat echt nooit zo. We zijn allemaal verschillend en hebben verschilde manier van werken en onze eigen routines.
Maar je voorkomt onnodige spanningen binnen het team als het in het urenregistratiesysteem heel duidelijk blijkt dat het teamlid die het meeste werk heeft verricht een promotie of salarisverhoging krijgt.
In combinatie met andere methoden en tools vergroten urenstaten de transparantie binnen het bedrijf. Vaak kunnen meerdere collega’s zien hoe lang je hebt gewerkt, hoeveel pauzes je hebt genomen en wanneer je een vrije dag opneemt. In het geval van online urenstaten, zoals in projectmanagementtools of urenregistratiesoftware, kunnen projectmanagers zien waaraan iedereen heeft gewerkt en voor hoelang.
Medewerkers kunnen zelf ook gebruik maken van de urenstaat om hun productiviteit te verbeteren. Ze kunnen precies zien hoe lang ze over een taak hebben gedaan en kunnen hoe ze efficiënt ze hun tijd besteed hebben op die werkdag of gedurende de maand.
Grote nadelen van urenstaten bijhouden op papier
Salarismedewerkers maken vaak fouten wanneer ze proberen het gekrabbel dat ze tegenkomen op papieren urenstaten te interpreteren.
“Is dat een 1 of een 7?”
“Ik geloof dat de naam op dit briefje Bart Boomsma is, maar het handschrift is zo slordig dat het ook Bert Boonstra kan zijn – naar wie gaan de gewerkte uren?”
Meestal gaat er dan veel tijd verloren aan het opzoeken van gegevens of er worden fouten gemaakt. (“Ik kan dat nummer niet goed lezen maar het lijkt mij een 5”).
Het gebruik van papieren urenstaten veroorzaakt vaak onnodige interpretatiefouten en de kans op menselijke fouten wordt nog weer eens vergroot wanneer uren opnieuw in een salarissysteem worden ingevoerd. Dit kan leiden tot over- of onderschatting van de tijd die werknemers hebben gewerkt, waardoor onnodige problemen en kosten ontstaan.
Als je er goed over nadenkt zijn papieren urenstaten eigenlijk gebaseerd op goed vertrouwen. Natuurlijk ga je ervan uit dat je werknemers hun uren zelf eerlijk invullen!
Maar tijdfraude is een groeiend probleem. Van alle fraudes binnen Nederlandse bedrijven ging het in 2002 in 15 procent van de gevallen om foutief ingevulde werkbriefjes! Dit heeft verschillende oorzaken. Vaak als de afleidingen op het werk steeds groter worden of als de meeste werknemers thuiswerken, valt de sociale controle volledig weg. Omdat de controle afneemt, neemt het risico op tijdfraude toe. Het is niet altijd zo dat meer werknemers bewust gaan frauderen, maar de omstandigheden laten tijdfraude gewoon beter toe.
Stel je eens een salarisadministrateur voor die voortdurend achter werknemers aan moet vangen voor hun urenstaten, vooral op als die op verschillende locaties werken. Of zich blind moet staren om informatie opgeschreven in een onleesbaar handschrift te interpreteren. En dit alles voor vrijdagmiddag zodat deadlines voor de indiening van de salarisadministratie gehaald kunnen worden. Hoe zit het met de extra tijd die het salarisadministratiepersoneel nodig heeft om gewerkte uren in te voeren door de gegevens opnieuw in te voeren in een computerprogramma voor salarisadministratie? Welke andere productieve taken zouden die payrollmedewerkers kunnen doen zonder papieren urenstaten?
We kennen bedrijven waar het salarisadministratiepersoneel vroeger een twee hele dagen werk hadden alleen aan het overzetten van salarisgegevens naar Excel-spreadsheets!
Papieren urenstaten leiden tot zware verliezen
Door je urenoverzicht op papier bij te houden verlies je niet alleen tijd en productiviteit, maar ook belangrijke informatie die je kunt gebruiken voor verdere projecten. Door alle fouten die kunnen ontstaan tijdens de invoer op papier en later weer in het systeem, heb je vaak onjuiste of ontbrekende informatie. Vaak worden deze uren van papier weer in een simpele spreadsheet gezet waar verder weinig meer mee word gedaan. Dit is waardevolle data die blijft liggen. Deze informatie zou heel goed meegenomen kunnen worden in de planning van toekomstige projecten of om te onderzoeken waar kosten bespaard kunnen worden.
De voordelen van urenstaten digitaal bijhouden
Het koppelen van elektronische urenstaten aan geavanceerd projectbeheer of aan factureringstools kan het werk van managers een stuk makkelijker maken. Deze maken archivering, rapportage en facturering veel eenvoudiger door middel van geautomatiseerde tools en processen.
Met online urenstaten kunt je ook de uren van elke meteen werknemer in realtime zien zonder te hoeven wachten tot de papieren documenten door de HR-afdeling verwerkt zijn. Op deze manier bespaart je veel nutteloze tijd die verspild word als ze van de ene afdeling naar de andere gaan.
Het belangrijkste voordeel van digitale urenstaten is dat ze meestal worden geleverd met een automatische tijdregistratie optie. Hierdoor kunnen medewerkers de exacte uren bijhouden die ze aan specifieke taken of projecten besteden, waardoor het hele tijdregistratie proces eenvoudiger wordt.
De meeste tools zetten je gewerkte uren automatisch om in urenstaten en rapporten. Dit helpt tijd te besparen op organisatorische taken en meer aandacht te besteden aan wat op de lange termijn belangrijk is voor het project.
Onze top partners
Eenvoudig online boekhouden, factureren en uren registreren doe je met e-Boekhouden.nl. De eerste 15 maanden van je onderneming is e-Boekhouden.nl volledig gratis!
- Gemakkelijk factureren en uren registreren
- Inclusief ondersteuning per telefoon of e-mail
- Komt met handige koppelingen
- Regel je complete boekhouding
Onze boekhoudrobot neemt je administratieve werk uit handen en leert van jouw eerder gemaakte keuzes. No hands accounting noemen we dat.
- Keuze uit verschillende pakketten
- 30 dagen gratis demo
- Koppel makkelijk 220+ handige apps
- De keuze van ruim 9000 accounts
Gripp is hét alles-in-één pakket wat het overzicht weer terugbrengt in jouw organisatie. Of het nu gaat om die perfecte offertes met een druk op de knop, het overzicht van wie wat aan het doen is, of het strakke debiteurenbeheer: het kan allemaal met Gripp.
- Meer dan 1500 tevreden klanten
- Jarenlange ervaring
- Korting vanaf 4 gebruikers
Wij helpen je graag op weg
Conclusie: het aanbod in bedrijfssoftware is groot. Dit lijkt heel praktisch, maar in de praktijk blijkt dit voordeel ook meteen een nadeel. Veel bedrijven ervaren het grote aanbod juist als struikelblok voor het maken van een overwogen keuze voor bedrijfssoftware. Wij helpen je daarom om deze keuze wat eenvoudiger te maken. Zo kun je oriënteren, pakketten vergelijken en reviews lezen, waarmee je de beste keuze kunt maken.
Wij zijn als website aan geen enkele aanbieder verbonden. We streven er dan ook naar om je van de meest objectieve informatie te voorzien zonder je te willen beïnvloeden bij je keuze, maar wel om je te helpen bij het maken van deze beslissing. Ben je op zoek naar specifieke informatie, heb je aanvullingen op deze informatie of heb je andere suggesties?
