✅ Offline vs online boekhouden
✅ Hoe kies je een boekhoudprogramma?
✅ De beste online boekhoudprogramma’s
Ga direct naar de vergelijking »
Ben jij startende ondernemer en moet je dus ook een boekhouding gaan bijhouden? Of ben jij al een tijdje bezig met ondernemen en toe aan een nieuw boekhoudprogramma, maar is het lastig kiezen in de huidige markt? Wat is nou eigenlijk het beste boekhoudprogramma voor zzp’ers en het mkb? Door boekhoudprogramma’s te vergelijken vind je het beste programma voor jouw onderneming.
In dit artikel geven we een software-overview van de beste boekhoudprogramma’s en vertellen we waar je op moet letten als je als zzp’er of mkb’er boekhoudprogramma’s gaat vergelijken..
Wat is een boekhoudprogramma?
Misschien vraag je je eerst af wat een boekhoudprogramma of boekhoudpakket precies is. Of misschien weet je eigenlijk helemaal niet wat boekhouden precies is. Boekhouden is alles bijhouden wat te maken heeft met de financiële administratie. Meestal zijn het ondernemers die dit doen. Dit betekent dat ze hun inkomende en uitgaande facturen bijhouden in een overzicht, de btw-aangifte verzorgen, een winst- en verliesrekening bijhouden en inkomstenbelasting betalen. Om ondernemers hierbij te helpen zijn er boekhoudprogramma’s of boekhoudpakketten. Vroeger werd de boekhouding bijgehouden op papier, maar tegenwoordig heb je hier uiteraard software voor. De laatste ontwikkeling is dat deze boekhoudpakketten steeds meer volledig online draaien (in de cloud), waardoor de boekhouder bijvoorbeeld eenvoudig mee kan kijken en gegevens bewaard blijven als de laptop van de ondernemer wordt gestolen of kapot gaat.
Offline en online boekhoudprogramma’s vergelijken
Er zijn verschillende soorten boekhoudprogramma’s en boekhoudpakketten op de markt. Het grootste onderscheid dat we kunnen maken zit in het feit of het programma offline op je computer draait, of online in de cloud draait.
Offline boekhouden:
De meest ouderwetse manier is boekhouden op papier. Je mag je boekhouding doen zoals jij het wilt, dus als jij het old school wilt aanpakken dan sta je in je recht. Natuurlijk is het wel foutgevoelig en kom je in de problemen bij brand of andere calamiteiten. Het kan een geruststelling zijn dat je met Excel en simpele spreadsheets al een heel eind kunt komen met een boekhouding.
Online boekhouden:
Steeds meer boekhoudprogramma’s draaien in de cloud. Dit geeft je als zzp’er veel flexibiliteit en de mogelijkheid om altijd en overal inzicht in de financiële toestand van je bedrijf te hebben. Het enige wat je nodig hebt is natuurlijk een goede internetverbinding.
Een nieuw boekhoudprogramma: hoe moet je boekhoudprogramma’s vergelijken?
Er komt heel wat kijken bij het kiezen van een gepast boekhoudprogramma voor jouw onderneming. Want er zijn veel verschillende boekhoudprogramma’s op de markt, dat mag wel duidelijk zijn. En modules die geschikt zijn voor het ene bedrijf binnen zo’n boekhoudpakket, hoeven niet geschikt te zijn voor het andere bedrijf. Het is belangrijk om boekhoudprogramma’s te vergelijken en de volgende vragen te stellen:
- Wat is je ervaringsniveau met betrekking tot boekhouden? Een meer ervaren boekhouder heeft een ander soort programma nodig dan een beginner. Daarnaast heeft een beginner misschien ook meer support nodig dan een ervaren boekhouder;
- Wat is je persoonlijke voorkeur voor een boekhoudprogramma? Misschien ken je een programma dat jij heel prettig vindt. Wat zijn de kosten van dit programma?
- Wat heb je minimaal nodig, wat ga je precies allemaal doen met het boekhoudprogramma? Welke onderdelen heb je precies nodig en wat zul je ook echt gaan gebruiken?
- Hoe groot is je onderneming? Misschien verstuur je maar een aantal facturen per jaar. Zijn er het er wel duizend? Dan is het wel handig als je een wat groter boekhoudprogramma hebt die ook een facturatiemodule heeft. Dit geldt bijvoorbeeld ook voor de btw-aangifte. Ben jij een kleine ondernemer? Dan is de btw-aangifte zo gepiept, terwijl het bij een grotere onderneming handig en tijdbesparend is als het boekhoudprogramma hiervoor berekeningen doet en dingen op een rijtje zet.
Tips voor het vergelijken van boekhoudprogramma’s
Naast de bovenstaande vragen hebben we hieronder nog enkele tips op een rij gezet, van dingen waar je minimaal rekening mee moet houden voordat je een definitieve keuze voor een boekhoudprogramma maakt. Zo kun je de voor- en nadelen zelf afwegen.
Tip 1: Gebruiksgemak, ondersteuning/support
Voordat je overgaat tot de aanschaf of het uitproberen van een bepaald boekhoudprogramma is het goed om in te schatten wat je eigen ervaringsniveau is en hoe handig je bent met cijfers. Kijk vervolgens eens in verschillende reviews wat gebruikers zeggen over de usability van het programma, oftewel het gebruikersgemak. Kunnen ze alles vinden en is het programma makkelijk in gebruik? En als je vastloopt, is er dan snel ondersteuning? Niets zo vervelend als even snel je administratie af willen handelen en niet verder kunnen door een (technisch) probleem in de software. De meeste leveranciers van boekhoudprogramma’s hebben een klantenservice en helpdesk waar je terecht kunt. Kijk even naar de uren waarop ze beschikbaar zijn, want misschien wil jij wel ’s morgens vroeg voor kantooruren je financiële administratie bijwerken, als je nog fris en fruitig bent.
Tip 2: Features van het boekhoudprogramma
Het is goed om eerst te bedenken wat je allemaal voor onderdelen verlangt van een boekhoudprogramma. Wil je bijvoorbeeld digitaal kunnen factureren of niet? Moet er ook een salarisadministratie bijgehouden kunnen worden? Zet de verschillende boekhoudprogramma’s naast elkaar en kijk naar de features die het ene programma wel heeft en het andere programma wellicht niet heeft. Wat heb je minimaal nodig en wat zou overbodig zijn?
Features die voor veel zzp’ers aantrekkelijk zijn:
– Automatisch bankafschriften invoegen (in plaats van veel tijd kwijt zijn met vergelijken van facturen en de balans op je zakelijke rekening, gaat dit automatisch)
– Scannen en invoeren van bonnetjes: geen bonnetjes meer kwijtraken of verzamelen, maar inscannen en klaar is Kees.
– Automatische btw-aangifte: vergeten om btw-aangifte te doen? Dit kan jou als beginnende zzp’er een onverwacht hoge boete opleveren. Als je boekhoudprogramma dit automatisch voor je kan doen, scheelt dat tijd en geld.
– Uren- en rittenregistratie: Ben je veel onderweg of werk je veel op projectbasis en in de dienstverlening? Dan zou je baat kunnen hebben bij een integratie met een uren- en rittenregistratie. Deze feature geeft je overzicht en helpt om aan de regels van de Belastingdienst te voldoen. We hebben ook een artikel geschreven op Online projectmanagement tools.
Tip 3: Digitaal factureren
Een belangrijke en vaak gewenste feature is digitaal factureren. Bij de meeste boekhoudprogramma’s is dit dan ook inbegrepen. Toch is het aan te raden goed te controleren of en in hoeverre dit kan met jouw favoriete boekhoudprogramma. Het zou jammer zijn als je er pas later achter komt dat je digitaal moet kunnen factureren en dat dit helemaal niet kan met jouw boekhoudprogramma.
Tip 4: Online beschikbaarheid en flexibiliteit
Hoewel het de laatste jaren voor ieder boekhoudprogramma bijna wel geldt, is het toch goed om het eventjes te controleren. Kun je overal inloggen in het boekhoudprogramma, zolang je maar een goede internetverbinding hebt? Voor veel ondernemers is deze flexibiliteit belangrijk, zodat ze altijd en overal even hun financiële situatie kunnen checken en hun boekhouding kunnen bijhouden en bijwerken. Denk bijvoorbeeld aan het verwerken van bonnetjes, of last minute de btw-aangifte doen voordat de deadline verstrijkt en je een boete krijgt. Controleren of het boekhoudprogramma bijvoorbeeld een mobiele app heeft die een beetje handig werkt, hoort hier uiteraard ook bij.
Andersom kan echter ook het geval zijn: dat je je administratie juist offline wilt kunnen raadplegen, omdat je niet overal de beschikking hebt over een (veilige) internetverbinding. Het is goed om dit te controleren.
Tip 5: Schaalbaarheid en groeimogelijkheden
Hoe zit het met de schaalbaarheid van het boekhoudpakket? Als je onderneming groeit, is het boekhoudprogramma dat je op het oog hebt dan nog steeds geschikt of moet je dan overstappen? Het is de moeite waard, zeker als je in de toekomst groei verwacht of complexere inkomsten en uitgaven, om goed te onderzoeken of een bepaald boekhoudpakket mee kan groeien met je onderneming of dat je dan beter voor een ander pakket kunt kiezen.
Tip 6: Het kostenplaatje
Waarschijnlijk wil je niet al te veel budget reserveren voor een boekhoudprogramma. Zeker als beginnende ondernemer wil je niet in de rode cijfers komen door uitgaven aan een programma terwijl je nog amper inkomsten hebt!
Kijk wel even goed naar de precieze kosten, want goedkoop kan duurkoop zijn. Dit is bijvoorbeeld omdat je later pas ontdekt dat je maar een zeer beperkt aantal over- of afschrijvingen kunt doen met het boekhoudprogramma. Dit zou erg zonde zijn en het is vooral onnodig.
Boekhoudprogramma’s vergelijken
We zeiden het al even: in het eerste jaar van je onderneming wil je niet te veel geld kwijt zijn aan een boekhoudpakket. Eerst maar eens geld verdienen met ondernemen. Daarom kan het handig zijn om verschillende boekhoudprogramma’s met elkaar te vergelijken. Hieronder hebben we alvast enkele veelgebruikte (online) boekhoudprogramma voor je vergeleken op het gebied van de features, het gebruiksgemak, de supportmogelijkheid, het digitaal factureren, schaalbaarheid en uiteraard de kosten. Wil je eerst weten aan welke eisen jouw administratie volgens de Belastingdienst moet voldoen? Kijk dan eens op de website van de Belastingdienst voor meer informatie.
Boekhoudpakket 1: Rompslomp
Algemene kenmerken
Rompslomp.nl zegt het al: dit bedrijf wil jou de rompslomp uit handen nemen. Het bedrijf is door zzp’ers opgericht, voor zzp’ers. Deze jonge ondernemers merkten wat een rompslomp de financiële administratie kon zijn en richtten daarom het bedrijf op. Het resultaat is een boekhoudprogramma in de cloud dat geroemd wordt om de gebruiksvriendelijkheid en overzichtelijkheid.
Features
Dit programma heeft alles wat je nodig hebt als je net begint met ondernemen. Denk aan features als betaalverzoeken doen via iDeal, de volledige boekhouding, automatische bankkoppeling, het maken van offertes en het maken van facturen, uren- en rittenregistratie. Kortom: een zeer compleet pakket.
Digitaal factureren?
Ja, dat is zeker mogelijk met dit boekhoudprogramma, evenals een automatische btw-aangifte.
Schaalbaarheid?
Rompslomp is er speciaal voor de beginnende ondernemer. Voor grotere ondernemingen zijn andere boekhoudprogramma’s geschikter en zijn de functionaliteiten van Rompslomp waarschijnlijk te beperkt.
Kosten
Je kunt Rompslomp 30 dagen gratis uitproberen, daarna zijn de kosten tussen de 5 tot 15 euro per maand, afhankelijk van het pakket dat je kiest. Kijk op de website voor een volledig overzicht.
Voordelen en nadelen
Rompslomp richt zich op de startende ondernemer. Dit is te merken, het grootste voordeel van dit pakket is dat het heel overzichtelijk en gebruiksvriendelijk is. De helpdesk is goed te bereiken en staat voor je klaar als je tegen problemen aanloopt. Ook is dit een flexibel programma, dat je online kunt raadplegen. Een nadeel is dat zodra je onderneming erg groeit, je niet meer genoeg zult hebben aan rompslomp en je zult moeten uitkijken naar een ander programma.
Boekhoudpakket 2: Visma
Algemene kenmerken
Visma levert cloudsoftware en is bekend als sponsor van Team Jumbo-Visma, voor wielrenners en schaatsers. Het doel van Visma is om niet alleen topsporters, maar ook ondernemers in het MKB elke dag weer een ultieme prestatie te laten leveren.
Features
De belangrijkste features van VismaEaccounting zijn:
– Online beschikbaar;
– Gebruiksvriendelijk dashboard;
– Samenwerken met je accountant of boekhouder;
– Boekhouden van offertes tot facturen;
– Betalingen controleren;
– Belastingaangifte;
– Bankintegratie.
– Bonnetjes vastleggen en integratie met webshop.
Digitaal factureren?
Met Visma kun je digitaal factureren en de bankkoppeling die je kunt maken wordt door klanten van Visma.nl zeer gewaardeerd.
Schaalbaarheid?
Dit boekhoudprogramma is zeker geschikt voor wat grotere MKB’s of als je bedrijf als kleine onderneming grotere vormen begint aan te nemen.
Kosten
Je kunt VismaEaccounting het eerste jaar gratis uitproberen als startende ondernemer. Daarna kost het programma je 16 euro per maand.
Voordelen en nadelen
De grootste voordelen van Visma zijn: de gebruiksvriendelijkheid, de uitgebreide en goed te bereiken helpdesk en de bankkoppeling die je met dit boekhoudprogramma tot stand kunt brengen.
Boekhoudpakket 3: Ficsus
Algemene kenmerken
Ficsus bestaat sinds 2009 en richt zich op ZZP’ers die op zoek zijn naar een online boekhoudprogramma. Vooral de belastingaangifte is een speerpunt van dit boekhoudprogramma dat erop gericht is om het leven van de ZPP’er makkelijker te maken.
Features
Je kunt met Ficsus onder andere:
– De btw-aangifte rechtstreeks indienen;
– Ritten- en kilometerregistratie;
– Urenadministratie en factureren;
– Automatische overzichten voor de jaaraangifte;
Digitaal factureren?
Je kunt met Ficsus digitaal facturen maken en versturen.
Schaalbaarheid?
Dit programma heeft zeer veel features en kan meegroeien met je organisatie.
Kosten
Ficsus kost je 12 euro per maand, maar je kunt het eerst gratis uitproberen voor 35 dagen. Als je een abonnement hebt, is het per maand opzegbaar. Dat is wel zo fijn, mocht het na een tijdje niet meer goed bevallen.
Voordelen en nadelen
Voordelen die geroemd worden aan Ficsus zijn de betaalbaarheid: zo krijg je als startende ZZP’er de mogelijkheid om dit programma 15 maanden gratis uit te proberen.
Boekhoudpakket 4: Exact
Algemene kenmerken
Exact is een bekend bedrijf in boekhoudland. Het is het streven van Exact om de ondernemer werk uit handen te nemen, vooral al het administratieve werk. Dit noemen ze no hands accounting. Exact is een online boekhoudprogramma.
Features
Exact is een breed boekhoudprogramma met alle te verwachten features, met digitaal factureren en een koppeling met je bank.
Digitaal factureren?
Ja, met Exact is het zeer goed mogelijk om digitaal te factureren, maar Exact kan ook organisatiebreed ingezet worden. Zo kun je ook een salarisadministratie en urenregistratie bijhouden.
Schaalbaarheid?
Exact is zeer goed geschikt om met je onderneming mee te groeien, omdat er zeer veel features zijn en het programma voor bijna elke financiële situatie toe te passen is.
Kosten
Exact online is best een prijzig programma. Vanaf 139 euro per maand heb je de beschikking over Exact Online.
Voordelen en nadelen
Exact is naast het grote aantal features, ook een programma dat makkelijk aan te leren is. Het gebruiksgemak springt naar voren, evenals de schaalbaarheid: als je onderneming stappen zet, zet Exact die stappen met je mee. Ook kun je Exact overal raadplegen.
Vergelijkingstool
Conclusie: Hoe kun je boekhoudprogramma’s vergelijken?
In dit artikel hebben we een overzicht gegeven van wat een boekhoudprogramma precies is en waar je op moet letten als je een keuze gaat maken voor een nieuw boekhoudprogramma zodat jij uiteindelijk een gedegen keuze kunt maken voor een passend boekhoudpakket. Het is duidelijk dat ieder boekhoudprogramma’s bepaalde voor- en nadelen heeft en dat het erg per bedrijf kan verschillen wat een passend boekhoudprogramma is. Afhankelijk van de benodigde flexibiliteit en features en de complexiteit van de boekhouding, valt de keuze op het ene of het andere boekhoudprogramma. Voor kleinere ondernemingen lijken de boekhoudprogramma’s van Ficsus en Rompslomp het meest geschikt, terwijl grotere MKB’ers meer baat zullen hebben bij Visma en Exact.
Meer weten over boekhoudsoftware?
Wil je meer weten over specifieke onderwerpen binnen het boekhouden? Kijk dan eens naar de kosten van een boekhouder of zelf je boekhouding doen in Excel!
Geef een antwoord
Je moet inloggen om een reactie te kunnen plaatsen.