Marketingbureaus, reclamebureaus, sign bureaus en architectenbureaus gaan allemaal op projectbasis aan de slag. Dit komt doordat het meeste werk van tijdelijke aard is. Projecten eisen een duidelijke organisatie en een realistisch plan. Als je projectmatig werken wilt toepassen, komen hier verschillende aspecten bij kijken. In deze blog lees je wat projectmatig werken precies inhoudt en wat de voordelen zijn.
Wat wordt er bedoeld met projectmatig werken?
Projectmatig werken betreft een gestructureerde en planmatige manier van werken aan een bepaalde vraag, meestal vanuit de opdrachtgever. Duidelijk omschreven stappen staan uitgewerkt om het uiteindelijke doel te kunnen behalen. Er zijn vijf basis projectaspecten te benoemen. Welke dit zijn, lees je hieronder:
- Financiële middelen: hierbij is het belangrijk om een overzicht te hebben van de verschillende financiële middelen die er beschikbaar zijn. Alle activiteiten binnen een project moeten binnen het budget vallen.
- Organisatie van het project: alle gemaakte afspraken om het project uit te kunnen voeren, dienen te worden vastgelegd. Wie is er betrokken bij welke activiteit? En wat zijn bijvoorbeeld de afspraken wat betreft verantwoordelijkheden?
- Projectplanning maken: eenmaal bovenstaande stappen uitgewerkt, is het nu tijd om alle activiteiten te beschrijven inclusief de tijdsplanning. Houd hierbij een reële tijd in gedachten, inclusief knelpunten.
- Kwaliteit van het resultaat: het is noodzakelijk om tussentijds het project te evalueren. Dit kan met behulp van vooraf opgestelde kwaliteitscriteria of door het SMART-model toe te passen.
- Interne en externe informatiestromen: het advies is om tijdens je project een communicatieschema op te stellen. Hiermee bepaal je welke interne en externe informatiestromen nodig zijn en wanneer deze contactmomenten plaatsvinden.
Wat zijn de voordelen van deze manier van werken?
Bij steeds meer ondernemingen zie je het projectmatig werken terugkomen. Wellicht wil je zelf ook het projectmatig werken toepassen binnen jouw onderneming. Pas je deze manier van werken toe, dan profiteer je van verschillende voordelen. Deze manier van werken zorgt er onder andere voor dat je makkelijk doelen behaalt en zo min mogelijk tijd verspilt aan vaak overbodige activiteiten. Ook kun je eenvoudig anticiperen als er veranderingen plaatsvinden, zowel intern als extern.
Wil je weten waarom gestructureerd en planmatig werken essentieel is?
Ontdek de passende software
Het is aan te raden om de fases en methodiek voor projecten vast te leggen in de zogenoemde bedrijfssoftware. Met behulp van deze software wordt een project overzichtelijk en transparant voor het gehele team wat aan het vraagstuk werkt. Je kunt bijvoorbeeld eenvoudig vanuit één systeem een planning opstellen, facturen versturen en uren registeren.
Dankzij de enorme toename van de aanbieders in de softwaremarkt de afgelopen jaren, is het steeds moeilijker om passende software te kiezen. Wij helpen je graag op weg!
Tips om projectmatig aan de slag te gaan
- Elke onderneming is in staat om projectmatig te werken. Als je gaat beginnen met deze methode, is handig om te overwegen of je hier een tool voor wilt gebruiken. Wanneer dat zo is, adviseren wij je om te beginnen met een overzichtelijke en niet al te ingewikkelde tool.
- Een planning uitvoeren verloopt nooit precies zoals je wilt. Er zijn altijd tegenslagen of veranderingen bij een project. Het is belangrijk om niet in paniek te raken wanneer een tegenslag zich voordoet en te blijven praten met iedereen die betrokken is. Evalueer tijdig om problemen in een vroeg stadium te signaleren.
- Samenhang is essentieel bij projectmatig te werk gaan. Zorg ervoor dat er een projectleider, analist of projectmedewerker is die verantwoordelijk is voor samenhang.
- Met behulp van kunstmatige intelligentie (AI) is het voor projectmanagers mogelijk om taken efficiënter uit te voeren, eventuele risico’s te minimaliseren en beter in te spelen op veranderingen. Verdiep je in deze technologie ter ondersteuning van het uitvoeren van projecten.
