Urenstaat in Excel | Alles over urenregistratie in Excel

Gewerkte uren bijhouden is voor veel werknemers én werkgevers dus geen favoriete bezigheid. Je besteedt er veel tijd aan, tijd die je liever productiever had willen inzetten. Maar je urenadministratie doe je niet alleen vanuit verplichting voor de belastingdienst. Een goede urenstaat helpt je ook bij het runnen van je bedrijf. Maar hoe kun je dit nu het beste doen, en wat zijn de beste templates voor het bijhouden van je urenstaat in Excel? Je leest het hier

Binnen veel organisaties is het aan de orde van de dag: een lastig of verouderd urenadministratie systeem. Als werkgever ben je nu eenmaal verplicht de Arbeidstijdenwet na te leven en de arbeids- en rusttijden van werknemers te registreren. Werkgevers besteden gemiddeld altijd nog veel tijd aan het nauwkeurig bijhouden van de gewerkte uren. Maar door verouderde methodes, zoals de uren bijhouden op papieren notities of via agenda’s, wordt de urenadministratie een extra tijdrovend en vervelend klusje. 

Voor de meeste bedrijven zit het grootste voordeel van Excel simpelweg in het feit dat het meteen beschikbaar is. Het staat op de meeste bedrijfslaptops al voorgeïnstalleerd, dus waarom zou je het niet gebruiken?

Powered By:

Veel werkgevers kiezen om die reden alleen al voor het bijhouden van de urenstaat in Excel, bijvoorbeeld via een template. Een template maakt het opmaken van een standaard urenregistratiesysteem erg eenvoudig. Maar als je deze gaat aanpassen op bijvoorbeeld het werken met veel verschillende opdrachtgevers, word dit een tijdrovende klus! We zullen in dit artikel dieper op de urenstaat in Excel ingaan aan de hand van een paar praktische voorbeelden.

Powered by SaasCity

Haal het meeste uit je software, Via SaasCity worden zakelijke gebruikers en SaaS-aanbieders geïnformeerd, geadviseerd en verbonden met elkaar.

Ga naar SaasCity

Overzicht in de administratie met Excel

Om je urenadministratie optimaal te benutten, kun je gebruik maken van een urenregistratie software. Niet alleen wordt het bijhouden van de uren zo een stuk minder tijdrovend, maar je creëert ook een centraal digitaal overzicht, waarin al je bedrijfsprocessen inzichtelijk en altijd toegankelijk worden. Een van de meest gangbare manieren uren digitaal te registreren, is via het bijhouden van de urenstaat in Excel. Excel staat bekend als een eenvoudige en gebruiksvriendelijke software.

Door gebruik te maken van een urenstaat in Excel template hanteer je een efficiëntere manier om de wekelijkse of maandelijkse urenstaat bij te houden. Alle gewerkte uren vind je voortaan terug in één overzicht. Dit zijn ook wel jouw bedrijfsprocessen en die van je medewerkers. Zo krijg je een beter inzicht in de productiviteit binnen jouw bedrijf. Deze informatie kan je benutten. Met dit inzicht kan je strategieën gaan toepassen om de productiviteit binnen de organisatie geleidelijk te verhogen. Dit draagt indirect ook bij aan je winstgevendheid. Naast een eenvoudig administratiesysteem voor je wekelijkse urenstaat, draagt de urenstaat dus ook bij aan het behalen van je organisatie doelen.

Hoe werkt het?

Met de urenstaat in een Excel template, werk je volgens verticale en horizontale kolommen. Kies je voor een wekelijkse urenstaat in Excel? Dan vind je in de verticale kolom vaak de dag van de week terug. Wanneer je deze gaat invullen voor je medewerkers vul je alleen nog de specifieke data in. De horizontale kolom gebruik je voor het invullen van de gewerkte uren. 

Je kunt ook kiezen voor een maandelijkse urenstaat excel. Dan gebruik je de verticale kolom voor alle data binnen de maand.  De functie van de horizontale kolom blijft hetzelfde.  Hoe je de urenstaat in Excel verder invult, is aan jou. Zo kun je bijvoorbeeld ook pauzes noteren, ziektedagen of verlof invullen, of andere toevoegingen maken.

Urenstaat in Excel template

Om de urenstaat in Excel bij te houden, wordt veelal gebruik gemaakt van (gratis) templates.  Er zijn er hier zoveel van op de markt dat je soms door de bomen het bos niet meer ziet. Wat moet nu een goede urenstaat in Excel template bevatten om je wekelijkse urenstaat zo efficiënte mogelijk bij te houden? Wij zetten de belangrijkste punten voor je op een rijtje:

• Verticale kolom voor dagen, weken of data van de maand
• Horizontale kolom voor gewerkte uren
• Horizontale kolom voor pauzes
• Specificatie werkzaamheden kolom
• Totaal gewerkte uren formule
• Ruimte voor invullen gegevens werknemer
• Meerdere tabbladen voor de verschillende werknemers

Let dus goed op de bovengenoemde punten wanneer je de urenstaat in Excel gaat bijhouden. Deze manier van werken is eenvoudig, gemakkelijk bij te houden en biedt een totaaloverzicht van alle gewerkte uren per medewerker. Ook als jij werkt als ZZP’er kun je deze urenstaat template gebruiken. Hanteer dan ook deze template, maar voeg wel een extra kolom toe voor de facturabele uren en de niet declarabele uren. Hier heb je later baat bij tijdens opstellen van je factureren

Powered by SaasCity

Haal het meeste uit je software, Via SaasCity worden zakelijke gebruikers en SaaS-aanbieders geïnformeerd, geadviseerd en verbonden met elkaar.

Ga naar SaasCity

De urenstaat in Excel – een goede oplossing?

Het grootste voordeel zit dan ook direct in de prijs. Software die je al hebt of met een hoge korting samen met je laptop kunt aanschaffen is immer de goedkoopste oplossing. Als het op de urenregistratie aankomt kleven er ook een aantal belangrijke nadelen aan het gebruiken van Excel:

Gegevensbeveiliging

Een Excel bestand kan meestal heel makkelijk worden gekopieerd of bewerkt. Je kunt natuurlijk een wachtwoord instellen op een bestand, maar je hebt geen verschillende autorisatie levels of informatie die je binnen het bestand kunt afschermen

Bijna onmogelijk op mobiel

Heb je ooit op locatie bij een klant even snel via je mobieltje een Excel-sheet aangepast? Er is een mobile app voor Excel, maar vaak ontbreken de meeste urenregistratie en belangrijkste rapportage functies

Templates die niet compatibel zijn

Bedrijven komen vaak in de problemen omdat hun generieke Excel template niet voldoet aan de eisen van de Belastingdienst. In dit geval moet de hele urenregistratie opnieuw gedaan worden of loop je de kans in de problemen te komen met de zelfstandigen- en startersaftrek waar je recht op hebt

Ellenlange formules

Als je met meerdere projecten werkt, waarbij elk project is toegewezen aan een tabblad in een hoofdbestand, dan zult je een aantal zeer lange formules in zeer grote bestanden zien. Het probleem hier is dat als je een fout maakt in één formule, die fout in je hele bestand doorloopt, en het opsporen en corrigeren ervan wordt een lang en lastig verhaal

Powered by SaasCity

Haal het meeste uit je software, Via SaasCity worden zakelijke gebruikers en SaaS-aanbieders geïnformeerd, geadviseerd en verbonden met elkaar.

Ga naar SaasCity

Onze top partners

Eenvoudig online boekhouden, factureren en uren registreren doe je met e-Boekhouden.nl. De eerste 15 maanden van je onderneming is e-Boekhouden.nl volledig gratis!

Cijfer:
5.0
Pros:
  • Gemakkelijk factureren en uren registreren
  • Inclusief ondersteuning per telefoon of e-mail
  • Komt met handige koppelingen
  • Regel je complete boekhouding
Bekijk Nu Bekijk Review

Onze boekhoudrobot neemt je administratieve werk uit handen en leert van jouw eerder gemaakte keuzes. No hands accounting noemen we dat.

Cijfer:
3.0
Pros:
  • Keuze uit verschillende pakketten
  • 30 dagen gratis demo
  • Koppel makkelijk 220+ handige apps
  • De keuze van ruim 9000 accounts
Bekijk Nu

Gripp is hét alles-in-één pakket wat het overzicht weer terugbrengt in jouw organisatie. Of het nu gaat om die perfecte offertes met een druk op de knop, het overzicht van wie wat aan het doen is, of het strakke debiteurenbeheer: het kan allemaal met Gripp.

Pros:
  • Meer dan 1500 tevreden klanten
  • Jarenlange ervaring
  • Korting vanaf 4 gebruikers
Cijfer:
4.0
Bekijk Nu
Lasso Brag

Wij helpen je graag op weg

Conclusie: het aanbod in bedrijfssoftware is groot. Dit lijkt heel praktisch, maar in de praktijk blijkt dit voordeel ook meteen een nadeel. Veel bedrijven ervaren het grote aanbod juist als struikelblok voor het maken van een overwogen keuze voor bedrijfssoftware. Wij helpen je daarom om deze keuze wat eenvoudiger te maken. Zo kun je oriënteren, pakketten vergelijken en reviews lezen, waarmee je de beste keuze kunt maken.

Wij zijn als website aan geen enkele aanbieder verbonden. We streven er dan ook naar om je van de meest objectieve informatie te voorzien zonder je te willen beïnvloeden bij je keuze, maar wel om je te helpen bij het maken van deze beslissing. Ben je op zoek naar specifieke informatie, heb je aanvullingen op deze informatie of heb je andere suggesties? 

Het laatste nieuws over software op apparata

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *